El crecimiento sostenido de Internet y la digitalización han provocado un aumento sin precedentes de la demanda de almacenamiento en línea en organizaciones de todo el mundo. Las empresas recurren actualmente a la gestión en línea de sus sistemas de información y comunicación (TIC) para impulsar la productividad, la experiencia del cliente y el crecimiento del negocio.
Aunque existen muchas plataformas colaborativas de gestión de contenidos, SharePoint sigue siendo una de las más utilizadas por empresas de todos los tamaños. Si se trata de una plataforma nueva para usted, puede resultar abrumadora y difícil de entender. Por eso hemos creado esta guía para principiantes donde encontrará todo lo que necesita saber sobre la plataforma.
Primero que todo, ¿qué es SharePoint?
SharePoint es una plataforma de colaboración y gestión de documentos desarrollada por Microsoft y lanzada en 2001. Se trata de una plataforma hospedada en la web que ofrece funcionalidades como gestión de documentos y archivos, portales de intranet, redes sociales empresariales y un centro de Business Intelligence (BI).
SharePoint permite a los usuarios crear páginas que se ven muy bien en cualquier dispositivo sin tener que escribir código. Las organizaciones pueden utilizar estas páginas para compartir actualizaciones internamente y gestionar información relacionada con la empresa.
Por ejemplo, las organizaciones pueden utilizar SharePoint para crear sitios web para compartir con los empleados noticias, actualizaciones, lanzamientos de productos, vacaciones, etc. Además, sirve como repositorio en línea donde los equipos pueden compartir documentos, colaborar internamente en proyectos, acceder a documentos desde cualquier lugar y supervisar la actividad en tiempo real.
Permite a las empresas crear un portal interno y colaborativo hospedado en la web. SharePoint ha sido importante para varias empresas de Fortune 500 a la hora de compartir información, publicar documentos y almacenar datos.
Para resumirle las cosas, Microsoft SharePoint sirve como lugar en línea donde los equipos comparten documentos, colaboran en proyectos, acceden a documentos desde cualquier lugar y supervisan la actividad en tiempo real.
Puede personalizarse para adaptarse al entorno digital de una organización. SharePoint se puede implementar en las instalaciones o en línea con Microsoft 365.
SharePoint es idóneo para organizaciones que desean crear documentos en línea fácilmente y compartirlos entre diferentes equipos/departamentos de forma eficaz. Es fácil de configurar y personalizar con varias plantillas disponibles en el mercado.
Recientemente, Microsoft ha añadido varias herramientas nuevas a su conjunto de herramientas, como Loop, Power Pages y Viva Goals. Cada una de estas herramientas ofrece aún mayores opciones de personalización y organización para las empresas que desean maximizar el uso de SharePoint.
¿Cómo ofrece Microsoft SharePoint?
Microsoft ofrece SharePoint de dos formas: la versión local o SharePoint Online a través de Microsoft 365. La versión híbrida combina las dos versiones, local y online para ofrecer lo mejor de ambos mundos.
El coste para las organizaciones puede variar si instalan SharePoint Server para una mayor personalización u optan por SharePoint Online para soluciones más asequibles.
En cuanto a SharePoint Online, se licencia por usuario. Puede adquirirlo como plan independiente o incluirlo en un plan de Microsoft 365.
Para los usuarios locales, SharePoint se licencia utilizando un modelo de licencia de acceso de cliente.
¿Para qué se utiliza Microsoft SharePoint?
Las organizaciones utilizan SharePoint para crear sitios web privados para compartir internamente recursos e información corporativos. Por ejemplo, las organizaciones pueden utilizarlo para compartir de forma segura recursos de formación con varios departamentos desde una ubicación centralizada y segura.
Todo lo que necesita para acceder a SharePoint es un navegador web como Google Chrome, Firefox o Microsoft Edge. La plataforma mejora la colaboración entre equipos y departamentos.
Ofrece funciones como controles de seguridad, coautoría, control de versiones e integración con sistemas de correo electrónico y gestión de documentos para ayudar a los usuarios a trabajar juntos en proyectos ad hoc y establecer procesos empresariales estándar.
¿Qué es SharePoint Online?
SharePoint Online es la versión en la nube de SharePoint y es una plataforma basada en la web para crear, compartir y gestionar contenidos. Incluye varias funciones de Microsoft 365, como la gestión de documentos, la automatización del flujo de trabajo, la comunicación por correo electrónico, la colaboración en equipo, los controles de acceso a los documentos y la búsqueda avanzada.
Al igual que las soluciones locales e híbridas, SharePoint Online ofrece espacios de trabajo seguros para la colaboración en equipo, la gestión de tareas y el uso compartido de archivos. La sincronización basada en la nube facilita la gestión de documentos a empresas de todos los tamaños.
¿Qué versión de SharePoint estoy utilizando?
Puede averiguar su versión actual de SharePoint en algunos sencillos pasos. Según la página de soporte de Microsoft, puede encontrar su versión actual haciendo lo siguiente:
- Abra SharePoint en su navegador.
- Cerca de la esquina superior derecha de esa ventana, presione seleccionar.
- Si se abre un menú, seleccione Ayuda.
- En el cuadro de búsqueda, introduzca «Versión de SharePoint» y, a continuación, pulse Enter.
- Seleccione «Qué versión de SharePoint estoy utilizando». La respuesta se mostrará allí.
Ahora, retrocedamos en el tiempo y veamos una versión importante de SharePoint y cómo afectó a los usuarios.
SharePoint 2019
Microsoft SharePoint 2019 fue un año exitoso para la plataforma, con varias nuevas características destinadas a ayudar a las organizaciones a trabajar de manera más eficiente. Microsoft SharePoint 2019 fue un año exitoso para la plataforma, con varias nuevas características destinadas a ayudar a las organizaciones a trabajar de manera más eficiente.
Esta función permite a los usuarios organizar los documentos por ubicación de la carpeta o por palabra clave dentro de una misma biblioteca sin tener que copiar el contenido de una ubicación a otra.
Otras características de Microsoft SharePoint Server 2019 es una mayor funcionalidad de búsqueda que permite a los usuarios localizar documentos rápidamente y opciones de uso compartido mejoradas, como la capacidad de compartir varios archivos por mensaje de correo electrónico o acceder a archivos compartidos desde cualquier lugar de Internet con un navegador web.
SharePoint para escritorio y móvil
SharePoint está disponible como aplicación de escritorio y como aplicación móvil, lo que permite a los usuarios acceder a los sitios y trabajar en tareas sobre la marcha. La aplicación móvil de SharePoint está disponible para smartphones y tabletas iOS, Windows y Android.
SharePoint Funciones y ventajas destacadas
Las principales ventajas de SharePoint Online son su flexibilidad y escalabilidad. Está disponible como parte del paquete Microsoft 365 de las organizaciones. Con un montón de funciones, ayuda a las organizaciones con la colaboración, la gestión de contenidos, la seguridad, las bibliotecas de documentos y el uso compartido, y los espacios de trabajo. Otra ventaja es que SharePoint puede utilizarse desde cualquier lugar: en la oficina, en casa o incluso en un dispositivo móvil.
Veamos cada una de estas características con más detalle.
Colaboración
Las organizaciones pueden utilizar Microsoft SharePoint Online para la comunicación. Mejor aún, pueden crear flujos de trabajo para que la colaboración sea impecable. Ofrece muchas funciones para facilitar la comunicación entre los miembros del equipo, como por ejemplo:
- Correo electrónico.
- Mensajería instantánea.
- Chats grupales.
- Sistema de gestión de documentos (DMS).
- Sistema de gestión de tareas (TMS).
- Sistema de calendario (CAL).
- Archivos compartidos.
- Sistema de gestión de contenidos web (WCMS).
- Plataformas de medios sociales
- Sitios web.
Un buen caso de uso de las capacidades de colaboración de SharePoint es el entorno académico, donde varios departamentos o unidades pueden necesitar compartir información o tener un flujo de trabajo colaborativo.
Los investigadores, por ejemplo, también pueden utilizarlo para compartir trabajos de investigación o presentaciones en tiempo real sin tener que recurrir a archivos adjuntos o enviar grandes archivos por correo electrónico.
Gestión de contenidos
Microsoft SharePoint ofrece varias funciones para gestionar y organizar diversos tipos de contenidos. Sus funciones de gestión de contenidos pueden clasificarse en las siguientes categorías: gestión de documentos, gestión de activos multimedia, gestión de registros y gestión de contenidos web.
Los usuarios de SharePoint pueden buscar y encontrar contenidos rápidamente y compartir archivos con facilidad. Es compatible con formatos de archivo como .docx, .rtf, .ppt y .xlsx. También ofrece funciones como Buscar con reemplazar, Vista de hoja de datos, Función de controlador de archivos, Campo URL/Recogedor de archivos y Convertir a PDF/Imprimir.
Y también puede reutilizar plantillas para crear contenidos, como contratos, facturas y documentos normativos. Además, varios usuarios pueden editar un documento al mismo tiempo.
Otra función de gestión de contenidos es la posibilidad de etiquetar documentos en función del contenido y de metadatos como la fecha de la última modificación, el título, el autor, el tipo, etc. Esta función simplifica el proceso de archivado, clasificación, búsqueda y recuperación de contenidos en SharePoint.
Conformidad y seguridad
SharePoint ofrece diversas funciones de cumplimiento y seguridad para proteger los datos confidenciales de accesos no autorizados o usos indebidos. Por ejemplo, ofrece control de versiones de documentos e integración para evitar modificaciones no deseadas o el borrado accidental de contenidos.
Con los registros de auditoría que proporciona SharePoint, los usuarios pueden realizar un seguimiento de la actividad en los sistemas de gestión de contenidos, incluyendo quién ha abierto, modificado, eliminado, descargado o impreso información en sitios, listas, archivos de biblioteca, etc. Una lista, por ejemplo, es una forma de almacenar información en SharePoint, de ahí la razón para proteger su cuenta o sitio de SharePoint.
En 2021, Microsoft anunció la actualización de las funciones de seguridad, cumplimiento y administración/gestión de SharePoint. En particular, se incluyó el intercambio externo basado en etiquetas de Protección de la Información (PIM). Esto significa que si un equipo o sitio está etiquetado como «Confidencial», el enlace de compartir por defecto puede configurarse para conceder acceso sólo a usuarios específicos.
En cuanto a la seguridad, Microsoft SharePoint utiliza un cifrado de datos de dos niveles: los datos de SharePoint se cifran a nivel de disco mediante el cifrado BitLocker y a nivel de archivo mediante claves únicas para cada archivo.
SharePoint también ofrece autenticación de 2 factores, que combina una contraseña y un código único enviado a una dirección de correo electrónico o un número de teléfono para iniciar sesión en el sistema de gestión de contenidos.
Centros de trabajo
Los sitios de equipo forman parte de Microsoft 365 y se utilizan para compartir archivos y recursos con otros equipos. En un entorno SharePoint, los sitios de equipo permiten a los usuarios compartir archivos fácilmente, asignar tareas y colaborar en proyectos.
Son útiles para centralizar archivos e información importantes para los miembros del equipo, facilitándoles el acceso y el uso compartido de documentos críticos. Los sitios de equipo son ideales para actividades orientadas a tareas, como la gestión de proyectos o carteras.
De un vistazo a nuestra guía sobre cómo crear un sitio SharePoint si quiere uno para su empresa.
Business intelligence (BI)
SharePoint proporciona herramientas de análisis e inteligencia que ayudan a las organizaciones a tomar decisiones basadas en datos. Los usuarios de negocios o empresas pueden aprovechar las herramientas de BI para obtener rápidamente la información necesaria sin tener que buscar en grandes conjuntos de datos o escribir consultas complejas.
Bibliotecas documentales
Las bibliotecas de documentos en SharePoint se utilizan para compartir y almacenar diferentes tipos de archivos. Estas bibliotecas pueden compartirse entre varios usuarios y equipos, lo que facilita el intercambio de información entre departamentos o grupos de trabajo.
Al organizar los distintos tipos de archivos, los miembros del equipo pueden trabajar en los mismos documentos desde varias ubicaciones dentro de los sitios de SharePoint.
Las bibliotecas también pueden utilizarse para compartir archivos o gestionar los flujos de trabajo de los equipos. Son similares a servicios basados en la nube como Google Drive o OneDrive, ya que permiten a los usuarios compartir y sincronizar archivos entre dispositivos.
Sin embargo, tienen algunas ventajas claras sobre estos servicios, como su capacidad para manejar archivos de mayor tamaño y admitir más acciones sobre archivos individuales.
Lugares de trabajo
También puede encontrar «lugares de trabajo» en SharePoint. Son sitios creados para la colaboración y gestión de equipos y empleados. Los lugares de trabajo incluyen listas de información, como documentos y enlaces, que pueden utilizarse para compartir información y coordinar proyectos entre equipos.
Un espacio de trabajo incluye bibliotecas, útiles para almacenar archivos de texto, hojas de cálculo, gráficos y vídeos.
Al crear un espacio de trabajo, también se crea un moderno sitio de equipo con bandejas de entrada, calendarios, blocs de notas de OneNote y planificadores compartidos. Gracias a esta ubicación central, puedes estar al día de los proyectos y colaborar en las tareas.
¿Cuál es la diferencia entre SharePoint y OneDrive?
La diferencia entre SharePoint y OneDrive radica en la forma en que se utilizan. Los equipos usan SharePoint para colaborar de forma segura en documentos, presentaciones, y otros archivos en un servidor, mientras que OneDrive está creado para la organización personal y para compartir ocasionalmente.
Como plataforma personal de almacenamiento en línea, OneDrive es práctica pero carece de la potencia y funcionalidad de SharePoint.
Desde la perspectiva económica, OneDrive de Microsoft tiene menores costes de entrada y mantenimiento que SharePoint, pero requiere una suscripción. Se utiliza principalmente para almacenar y compartir archivos. En otro orden de ideas, SharePoint está incluido en la suscripción de Microsoft 365, que además incluye otros productos y servicios de Microsoft, tales como Exchange y Microsoft Teams.
Esto lo convierte en una opción atractiva para las organizaciones que ya utilizan productos de Microsoft.
Otra diferencia entre Sharepoint y OneDrive es que el primero permite la distribución de documentos entre equipos utilizando funciones y permisos, mientras que OneDrive no admite esta funcionalidad.
Tenemos un artículo completo sobre las diferencias entre SharePoint y OneDrive. Reviselo para conocer con más detalle cuál de los dos es mejor para su negocio.
¿Cuál es la diferencia entre SharePoint y Teams?
SharePoint se centra en las comunicaciones internas, el intercambio de documentos y gestión de permisos. Microsoft Teams, sin embargo, es un espacio de trabajo «basado en el chat» que permite a los equipos trabajar juntos y colaborar en documentos en un mismo espacio de trabajo.
Con Microsoft Teams, los usuarios pueden compartir archivos, chatear y colaborar en documentos con aplicaciones como Microsoft Excel y Word en un mismo espacio de trabajo.
Microsoft Teams también permite crear listas y bibliotecas, añadir y gestionar contenidos, compartir y colaborar, personalizar, gestionar permisos y realizar un seguimiento de la actividad. Incluso puede hacer videoconferencias y llamadas de voz.
Teams carece de algunas funciones que se encuentran en SharePoint tanto en dispositivos móviles como en el escritorio. Por ejemplo, no admite bibliotecas ni flujos de trabajo.
Lectura recomendada: SharePoint frente a Teams: ¿Cuál es el más adecuado para usted y su empresa?
¿Cuáles son algunas de las desventajas de utilizar SharePoint?
Aunque SharePoint Online es una potente plataforma para la gestión de contenidos empresariales, presenta algunos inconvenientes. Es fundamental sopesar sus pros y sus contras antes de adoptarla.
No tan sencillo para principiantes
Tenga en cuenta que SharePoint requerirá una amplia formación para que los empleados comprendan y utilicen plenamente sus capacidades. Sin la formación adecuada, es posible que los usuarios no sepan aprovechar todas las funciones o incluso que causen daños accidentales a la plataforma.
Personalización limitada
Una de las principales desventajas son las limitadas opciones de personalización. Por ejemplo, un nuevo SharePoint puede provocar errores en las personalizaciones instaladas, cuya corrección podría resultar difícil, lenta y costosa.
El proceso de personalización también puede resultar complicado para los usuarios inexpertos. Puede que necesites contratar a un diseñador para configurarlo correctamente. Por tanto, puede no ser adecuado para todas las empresas.
Atascado con las plantillas
Incluso las plantillas de SharePoint listas para usar proporcionadas por Microsoft pueden no ser ideales para todas las organizaciones, y puede ser necesaria la personalización para un funcionamiento óptimo.
Además, las plantillas de SharePoint presentan vulnerabilidades de seguridad cuando se comparten externamente, lo que debe tenerse en cuenta.
Mantenimiento informático periódico
SharePoint también depende en gran medida del soporte de TI para su mantenimiento, que en algunos casos puede llevar mucho tiempo y resultar costoso. También existe la posibilidad de sobrecarga de información con múltiples versiones de documentos, lo que puede dificultar encontrar rápidamente la información que se necesita.
Producto caro
Por último, es importante tener en cuenta que SharePoint puede resultar caro si se tiene en cuenta el coste de las licencias y las funciones adicionales. Es fundamental tener en cuenta este factor a la hora de decidir si implantar SharePoint como parte de su flujo de trabajo.
Integración de SharePoint: ¿Qué se puede integrar con SharePoint?
Es posible que desee ampliar la funcionalidad de SharePoint. Se trata de una aplicación web altamente escalable que puede integrarse con diversas herramientas de Microsoft, como Teams, Office y aplicaciones de terceros.
A continuación se enumeran algunas de las aplicaciones más populares con las que se integra Microsoft SharePoint:
Microsoft Access
Microsoft Access es una popular herramienta de gestión de bases de datos que permite a los usuarios crear y manipular bases de datos según sus propósitos. Access forma parte del paquete Microsoft Office y puede adquirirse por separado.
Los usuarios pueden integrar Microsoft Access con SharePoint para facilitar el intercambio de datos y hacer más seguro el acceso a los mismos.
Directorio Activo
Active Directory es un servicio de gestión de cuentas de usuarios y equipos, autenticación y autorización que se considera parte esencial de la infraestructura de las empresas modernas. Cuando se sincroniza con SharePoint, Active Directory permite compartir y colaborar de forma segura en los procesos de flujo de trabajo.
La integración de Active Directory con SharePoint ofrece una gestión de acceso más organizada y agiliza la autenticación de usuarios.
Microsoft Dynamics
Microsoft Dynamics 365 es una solución que le permite gestionar su empresa de forma precisa y eficiente. Esta aplicación basada en la nube cubre funciones empresariales como: finanzas, marketing, servicios y operaciones.
La plataforma es flexible y puede configurarse con facilidad. Microsoft 365 incluye Microsoft SharePoint, al que se puede acceder a través de servidores SharePoint basados en la nube, alojados o independientes en cualquier lugar.
Microsoft Exchange
Microsoft Exchange es un sistema de correo electrónico y calendario que viene junto con las suscripciones a Microsoft 365. Junto con aplicaciones como OneDrive, Teams y SharePoint, Exchange incorpora funciones basadas en la nube para mejorar las operaciones empresariales.
La integración de SharePoint con Exchange ayuda a agilizar los flujos de trabajo. Simplifica la recuperación de correos electrónicos y crea un almacenamiento centralizado de documentos.
Los usuarios pueden configurar alertas y flujos de trabajo para realizar un seguimiento de los cambios en los documentos y recibir notificaciones sobre nuevos correos electrónicos. La integración de estas dos plataformas puede ayudar a las empresas a funcionar con fluidez y eficacia, ahorrando tiempo y dinero a largo plazo.
IBM DB2
IBM Db2 es una familia de productos de gestión de datos, incluidos servidores de bases de datos, desarrollados por IBM para la gestión de bases de datos relacionales. Los usuarios pueden integrar y sincronizar datos de IBM DB2 con listas locales de SharePoint mediante Layer2 Business Data List Connector.
Al integrar SharePoint con IBM DB2, puede conseguir una mejor gestión de los datos y la información. También garantizará la seguridad del almacenamiento y el intercambio de información confidencial.
Noticias RSS
Otra fantástica característica de SharePoint es su capacidad para utilizar fuentes de noticias RSS. Compartir noticias a través de múltiples plataformas (como Facebook, Reddit y LinkedIn) es rápido y sencillo.
Microsoft Office Sharepoint Server (otro nombre complicado) ofrece funciones como Buscar y reemplazar, Vista de hoja de datos y convertir a PDF/Imprimir para la gestión de contenidos. Sus bibliotecas para documentos sirven como tablas para gestionar y etiquetar contenidos, facilitando la clasificación y búsqueda de elementos.
Sincronización multidireccional de SharePoint con otros productos de Microsoft y CRM populares
La sincronización bidireccional es el proceso de duplicar información entre dos o más fuentes para que los datos sean coherentes. En la sincronización bidireccional, cada vez que se crea un nuevo registro en una fuente, los datos se actualizan en todas las demás fuentes vinculadas.
Además, una sincronización bidireccional evita que se creen registros duplicados al asignar sólo los campos comunes.
SharePoint es una herramienta que permite gestionar contactos y calendarios. ¿Ya utiliza esta función? Entonces le encantaría una sincronización bidireccional de sus contactos de SharePoint y buzones de Microsoft 365, por ejemplo.
Pero, ¿y si utilizo una plataforma CRM para gestionar los contactos de los clientes? ¿Puedo sincronizar bidireccionalmente Microsoft SharePoint con el CRM?
Desgraciadamente, no. Bueno, esa solía ser la respuesta porque Microsoft no sincroniza SharePoint con otras herramientas. La única solución es utilizar una herramienta de sincronización multidireccional como CiraHub. Con CiraHub, puedes sincronizar bidireccionalmente los contactos de SharePoint con herramientas como Salesforce, HubSpot, ActiveCampaign, Pipedrive, y más.
¿Prefiere sincronizar su calendario de SharePoint con otras herramientas de calendario como Google e iCal? CiraHub puede ayudarle. Consulte la lista completa de herramientas de contactos y calendarios que puede sincronizar de varias formas con SharePoint.
Conclusiones
SharePoint Online es una potente herramienta para las empresas que buscan aumentar la productividad y agilizar sus operaciones. En un entorno SharePoint, las empresas pueden maximizar el retorno de su inversión (ROI) mediante la colaboración en equipo, la gestión de documentos, la automatización del flujo de trabajo y las comunicaciones corporativas.
Ya sea para la comunicación o para garantizar que cada unidad gestiona sus tareas con eficacia, SharePoint puede ser una herramienta excelente para una amplia gama de empresas.
