¿Quiere utilizar SharePoint y se pregunta cuáles son sus ventajas? Este artículo sin duda es para usted.
SharePoint ha sido la principal herramienta de productividad para medianas y grandes empresas durante los últimos 20 años. Algunas personas sólo utilizan SharePoint para la gestión de archivos, instrucciones y otros tipos de documentos.
Otros consideran que SharePoint es un software de gestión de contenidos donde se publican las comunicaciones y actualizaciones de la empresa. Productos de Microsoft como Outlook, Microsoft Teams y OneDrive están integrados con SharePoint.
Agiliza la experiencia digital y libera miles de horas de valioso tiempo.
Pero, en resumen, ¿cuáles son las ventajas de SharePoint? Siga leyendo para saber qué puede ofrecer esta herramienta a organizaciones de todos los tamaños.
¿Cuál es el objetivo principal de SharePoint?
Las empresas utilizan SharePoint para trasladar procesos de negocio, gestionar y compartir documentos y crear sitios de equipo y comunicación.
SharePoint es una herramienta web de colaboración que funciona perfectamente con Microsoft Office. Desde el lanzamiento de SharePoint en 2001, sus potentes funciones de gestión de documentos han sido su principal argumento de venta.
Sin embargo, en 2023, la aplicación SharePoint va mucho más allá de la mera capacidad de almacenar archivos y carpetas. El producto es muy configurable, y su uso puede variar mucho según los distintos tipos de usuarios empresariales.
La popularidad de Microsoft SharePoint no ha dejado de aumentar a medida que las empresas buscan nuevos métodos para trabajar en conjunto y permanecer conectadas.
¿Quién se beneficiará del uso de SharePoint?
Las organizaciones se beneficiarán del uso de SharePoint. SharePoint no es adecuado para particulares, sino para empresas.
Las organizaciones pueden almacenar y organizar cualquier dato o material. Esto incluye documentos, imágenes, eventos actuales, páginas web y tareas.
Con el lanzamiento de SharePoint 2013, la plataforma pasó a ser una aplicación hospedada en la nube como parte de Microsoft 365. Básicamente, esto significaba que las empresas ya no tenían que comprar servidores para instalar SharePoint.
Al igual que otras aplicaciones de Microsoft, ahora se puede acceder a SharePoint a través de Microsoft 365 como servicio de suscripción. Aunque se hizo accesible en la nube en 2012, todavía se ofrece la versión local del programa.
Las 10 principales ventajas de SharePoint
1. Colaboración en tiempo real
SharePoint es una de las herramientas de colaboración más populares. Fomenta la colaboración permitiendo a los usuarios compartir documentos, información, noticias y recursos.
Trabaje de forma segura y sencilla con miembros de su equipo dentro y fuera de su empresa utilizando computadoras, Macs y dispositivos móviles. Usted y sus colegas pueden incluso acceder a contenidos y herramientas compartidos a través de un sitio de equipo de SharePoint.
Los usuarios pueden utilizar sitios web de equipo para gestionar listas de información, almacenar archivos, compartir archivos y colaborar en documentos. Además, SharePoint le permite seguir el estado de sus proyectos y mantenerse al día.
Pongamos este ejemplo. Si usted y su colega están escribiendo el borrador de una entrada de blog en Microsoft Word, pueden compartir el archivo y trabajar en el mismo documento en tiempo real. Ambos pueden ver los cambios en directo.
Pero, por desgracia, SharePoint no dispone de una función completa de comunicación o chat entre compañeros como SharePoint Teams.
Lecturas recomendadas: SharePoint vs. Teams: ¿Cuál es mejor y en qué se diferencian?
2. Excelente gestión de proyectos
Puede organizar todos sus documentos, datos del proyecto y tareas en un único lugar. Por ejemplo, usando un sitio de equipo dentro de SharePoint, puede crear un sitio de gestión de proyectos que actuará como una página de inicio interna para su organización.
Utilizando este sitio, puede crear un espacio de colaboración en equipo en el que ver documentos, compartir debates e intercambiar actualizaciones de proyectos. El diseño de un sitio web de SharePoint puede personalizarse para adaptarlo a sus flujos de trabajo de gestión de proyectos, lo que mejorará la ejecución de los mismos.
Listas, elementos web, sitios y colecciones de sitios son algunos de los componentes de SharePoint más adecuados para una gestión eficaz de proyectos o contenidos.
SharePoint es tan bueno que incluso sus usuarios lo llaman SharePoint de gestión de proyectos.
3. Gestión optimizada de contenidos
Si está buscando una herramienta de gestión de contenidos en línea, SharePoint es una herramienta que debe tener en cuenta.
Al proporcionarle recursos para gestionar y organizar contenidos a lo largo del proceso de desarrollo de contenidos, la gestión de contenidos empresariales (ECM) con productos SharePoint puede resultarle útil.
Hay muchos servicios, herramientas y opciones disponibles para manejar la gestión de contenidos con SharePoint Online y SharePoint 2013/2016 on-premises.
4. Posibilidad de compartir documentos pendientes
Una de las funciones y ventajas más populares de SharePoint son sus funciones de gestión de documentos. Es una de las mejores herramientas para gestionar y almacenar documentos.
Compartir documentos y archivos es extremadamente fácil con SharePoint Online. Un usuario puede crear un nuevo archivo y luego compartirlo con otros en una biblioteca de documentos de Microsoft SharePoint.
Otra cosa interesante es el hecho de que cualquiera con permisos de sitio puede acceder a todas, o sólo a las carpetas y archivos que guardas en un sitio de SharePoint. Los usuarios pueden elegir si quieren permitir la edición, o sólo la visualización, de archivos y directorios cuando los comparten.
En resumen, los archivos y carpetas de SharePoint pueden compartirse, dejar de compartirse o cambiar sus permisos en cualquier momento.
Lecturas recomendadas: SharePoint vs. OneDrive: ¿Qué debe utilizar para la gestión de documentos en su empresa?
5. Integración perfecta
SharePoint Online se integra perfectamente con Microsoft 365, y los usuarios pueden utilizarlo en cualquier dispositivo e interactuar con los miembros del equipo.
Así, puede utilizar Word, Excel, PowerPoint y otros programas directamente desde SharePoint.
Las soluciones SharePoint se integran sin esfuerzo con otras herramientas de Microsoft para ayudarle a integrar el trabajo en equipo en su jornada laboral habitual.
Pero esta integración también tiene serios límites. Por ejemplo, será imposible para las empresas que se fusionen y necesiten sincronizar los contactos o calendarios de empleados, contratistas, directores comerciales y proveedores entre ambas compañías.
Además, no se integra con algunas de tus herramientas favoritas como Pipedrive, ActiveCampaign o Zoho.
Sin embargo, con una herramientade sincronización multidireccional como CiraHub, podrá resolver automáticamente todos los problemas relacionados con la sincronización de contactos y calendarios.
La combinación entre SharePoint y CiraHub es una de las principales ventajas de utilizar SharePoint.
6. Escalabilidad
Una solución escalable como SharePoint puede ayudarle en la expansión de su compañía. Su escalabilidad ofrece una base fiable sobre la que desarrollarse en el futuro.
SharePoint hace que las integraciones sean más eficaces al integrar fácilmente los datos en el ecosistema existente. Aun así, es importante asegurarse de que sus archivos y la base de datos puedan crecer para satisfacer las demandas de la empresa para las versiones locales.
7. Seguridad de datos de alto nivel
SharePoint emplea el mejor cifrado de su clase cuando los datos se transfieren entre centros de datos y servidores del servicio desde los clientes. Usted sigue siendo el propietario de cualquier dato que almacene en SharePoint.
Microsoft ofrece una consola PowerShell que utiliza la autenticación de dos factores para gestionar los datos de SharePoint y OneDrive. Se requiere la revisión del código y la autorización de la dirección para el registro del servicio.
Como resultado, el impacto causado por las violaciones de contraseñas es menor, y no se puede acceder a las credenciales sin un segundo factor de autenticación. Microsoft recomienda utilizar contenido de seguridad empresarial y especializado con controles de acceso a dispositivos para proteger el contenido de los sitios de SharePoint.
8. Ahorro de dinero
Esta lista no podría estar completa sin mencionar el lado rentable de SharePoint.
Al implantar Microsoft SharePoint, su empresa gestionará la información de forma más eficaz y gastará menos dinero. Microsoft 365 ayuda a las pequeñas empresas a ahorrar tiempo porque simplifica la gestión de una infraestructura informática.
Los administradores podrían crear un sitio web SharePoint centralizado para almacenar documentos, lo que reduciría el tiempo que tardan los empleados en localizar información importante.
Así, muchas empresas han empezado a utilizar SharePoint para agilizar los procesos empresariales, aumentar la productividad y ahorrar dinero. Gastar menos en tecnología le permite dedicar más dinero a hacer crecer su negocio.
Ahorrar dinero es una de las ventajas más interesantes de SharePoint que podríamos compartir con usted.
9. Altamente personalizable
Puede personalizar su sitio de SharePoint en Microsoft 365 o SharePoint Server 2019 de varias maneras. Por ejemplo, cambiando características como el logotipo del sitio y los colores, puede mejorar el atractivo visual de los sitios modernos de SharePoint.
Al poner una marca en su sitio de SharePoint, puede hacer que sea más fácil para los usuarios distinguir entre varios sitios de SharePoint y ayudarle a conectar el sitio web a una marca.
10. Administración centralizada
Puede completar las tareas de administración desde una ubicación central del servidor SharePoint accediendo a Administración central.
Puede gestionar, configurar y mantener su entorno de SharePoint Server utilizando las diez secciones que componen la Administración Central. Estas secciones incluyen gestión de aplicaciones, configuración del sistema, supervisión, copia de seguridad y restauración, seguridad, actualización y migración, configuración general de aplicaciones, aplicaciones y asistentes de configuración.
El sistema SharePoint y la configuración de seguridad para las aplicaciones web que operan bajo SharePoint son gestionados por la aplicación Administrador Central.
Utilice estas ventajas de SharePoint para ampliar su empresa
En este artículo hemos visto 10 fantásticas ventajas de SharePoint online.
Microsoft SharePoint es una plataforma de colaboración y gestión de documentos que ayuda a impulsar la productividad de su empresa. Su equipo puede utilizarlo para gestionar tareas profesionales o personales.
Sharepoint es excelente porque elimina la necesidad de numerosas herramientas de gestión de proyectos.
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