Synchronisation des contacts GRC entre des forces de vente et de marketing d’une organisation
Acteur principal : Helen, Responsable de la force de vente chez OneBox
Acteur secondaire : Service marketing chez OneBox
Difficultés chez le client
OneBox est une société SaaS basée dans la région de la baie de Californie. La société fournit des services d’hébergement de fichiers sécurisés pour augmenter la bande passante des organisations en fournissant un stockage de sauvegarde et en cryptant les informations des utilisateurs. Helen, responsable de la force de vente chez OneBox gère le CRM HubSpot de son département. Le CRM (ou GRC) est utilisé pour les opérations quotidiennes, y compris la gestion des contacts des clients actuels ainsi que des nouveaux prospects. Dans le cadre d’une campagne à venir, la force de vente de OneBox devait collaborer avec le service marketing sur plusieurs projets. Cela impliquerait un échange fréquent des contacts entre les employés, les clients et les fournisseurs. Les informations des deux équipes devaient être séparées mais rester accessibles pour éliminer les silos de données pendant toute la durée de la campagne.
Comme les professionnels de vente sur le terrain rassemblaient, chaque semaine, des dizaines de contacts dans leur GRC, les équipes avaient besoin d’une solution de synchronisation des contacts pour éviter d’avoir à mettre à jour les contacts manuellement. Helen a estimé que son équipe pourrait économiser 10 heures par semaine en utilisant une solution de synchronisation bidirectionnelle automatique des contacts.
La solution de CiraHub : synchronisation des contacts GRC entre la force de vente et le service marketing
Un collègue de l’industrie présente CiraHub à Helen, une solution de synchronisation bidirectionnelle des contacts et des calendriers pour les organisations utilisant Office 365, Microsoft Exchange, et Google Workspace. CiraHub est idéal pour les employés manquant d’expertise informatique et permet d’éviter la tâche ardue et répétitive de mise à jour manuelle des contacts sur les GRC, qui peut prendre beaucoup de temps et affecter la productivité.
Sur le tableau de bord de CiraHub, Helen démarre un processus de configuration Hub & Spoke. Elle sélectionne l’option Contacts et choisit HubSpot comme type de source du pour le Spoke des contacts. Ensuite, elle se connecte à HubSpot en utilisant les identifiants de connexion de l’administrateur du département de ventes. Bien que les GRC soient en « lecture seule » (read-only) et que CiraHub permette une synchronisation unidirectionnelle avec eux, il permet toujours aux utilisateurs de synchroniser deux ou plusieurs structures disparates. Pour ce faire, elle joint un Spoke pour le dossier public, qui permet aux utilisateurs sans accès de visualiser les contacts mis à jour sur le Hub. Ensuite, elle utilise CiraSync pour distribuer les contacts GRC sur le smartphone de chaque employé. Résultat : une synchronisation bidirectionnelle entre le dossier public partagé et le Hub qui reflète toutes les modifications GRC de la force de ventes tout au long de la journée.