Synchronisation bidirectionnelle des contacts et des calendriers avec SharePoint
La synchronisation de SharePoint avec d’autres répertoires de contacts ou CRM est généralement un processus manuel fastidieux. CiraHub vise à automatiser ces tâches pour garantir que vos données sont toujours à jour et hébergées là où elles sont nécessaires.
Il y a de nombreuses raisons pour lesquelles une organisation peut souhaiter synchroniser des contacts ou des calendriers à partir de plusieurs sources SharePoint ou tenants. Par exemple, les entreprises qui ont fusionné voudront synchroniser les contacts ou les calendriers des employés, des sous-traitants et des fournisseurs entre deux entreprises pendant une période de transition. Les utilisateurs peuvent également synchroniser les contacts SharePoint avec d’autres plateformes CRM, dans les deux sens. Une synchronisation bidirectionnelle des contacts évite la tâche fastidieuse et répétitive de mises à jour manuelles des contacts ou des informations des calendriers, ce qui peut prendre énormément de temps et affecter la productivité globale.
La synchronisation multidirectionnelle de CiraHub fonctionne avec les applications suivantes :
Pourquoi CiraHub ?
Étant donné que le client Outlook de Microsoft ne synchronise pas automatiquement les contacts de plusieurs sources, la plupart des organisations auront besoin d’une solution de synchronisation bidirectionnelle tierce. CiraHub synchronise les contacts et les calendriers, ce qui en fait la solution idéale pour synchroniser ou fusionner des informations provenant de diverses sources ainsi qu’entre tenants. Un utilisateur peut synchroniser des contacts d’une source SharePoint à une autre, ainsi que des dossiers publics, des boîtes aux lettres d’utilisateurs et d’autres CRMs. CiraHub s’intègre de manière transparente à Microsoft O365, Exchange Server et d’autres Microsoft Enterprise Applications.
Synchroniser SharePoint est un jeu d’enfant avec CiraHub
Pour synchroniser des contacts ou des calendriers SharePoint à l’aide de CiraHub, un utilisateur doit démarrer un processus de configuration Hub & Spoke. Il y ajoutera des Spokes pour les contacts provenant de plusieurs sources à un Hub à l’aide des informations d’identification respectives. Les Spokes peuvent être différentes sources SharePoint ou une source de contact SharePoint et des dossiers publics, des boîtes aux lettres utilisateurs et des sources CRM (Salesforce, Pipedrive, ActiveCampaign, HubSpot ou Procore). Ensuite, l’utilisateur devra activer une synchronisation bidirectionnelle dans les paramètres du Spoke sur CiraHub et cliquer sur « Sync Now » pour activer la synchronisation bidirectionnelle. CiraHub mettra périodiquement à jour les contacts dans plusieurs sources, garantissant que les données restent cohérentes dans toutes les sources sans doublons. Les utilisateurs peuvent ajouter autant de Spokes qu’ils le souhaitent pour inclure plus de sources de contact, ou détacher des Spokes pour supprimer toutes les données liées au Spoke détaché. Étant donné que les mises à jour des contacts sont automatiques, CiraHub élimine le besoin d’ajouts manuels de contacts.
Quel type de sources de contacts CiraHub peut-il synchroniser dans les deux sens ?
Les utilisateurs peuvent synchroniser les contacts dans les deux sens entre SharePoint et diverses sources sur le tableau de bord de CiraHub. Vous trouverez ci-dessous un aperçu de certaines de ces options et des avantages d’effectuer une synchronisation bidirectionnelle entre ces sources.
Boîtes aux lettres:
Les employés de différents services peuvent avoir besoin de synchroniser une boîte aux lettres vers une autre ou une boîte aux lettres avec des dossiers publics — ou d’autres sources pour une collaboration transparente entre les équipes. Par exemple, un employé du département des opérations d’une société d’ingénierie peut avoir besoin de rechercher rapidement les contacts des fournisseurs ou des vendeurs de pièces disponibles pour la logistique/la chaîne d’approvisionnement.
Dossiers publics :
Dans la plupart des organisations, les contacts des dossiers publics sont un moyen d’organiser et de partager des informations au sein de groupes de travail ou de services afin qu’il soit facile d’accès pour chaque employé. Cependant, lorsque les organisations doivent travailler ensemble, les informations peuvent être difficiles d’accès et le partage manuel peut être répétitif et chronophage. Une synchronisation bidirectionnelle des contacts des dossiers publics permet aux contacts d’être partagés à la demande entre différents tenants et constamment mis à jour tout au long de la journée.
Contacts Google :
Qu’ils travaillent à domicile ou au bureau, de plus en plus d’employés emportent leur travail avec eux partout où ils vont. Les applications mobiles permettent aux gens de travailler depuis n’importe quel endroit. Avoir une solution de synchronisation bidirectionnelle qui s’intègre aux fonctionnalités de Google Contacts permet un partage facile des informations avec des mises à jour automatiques, ce qui augmente considérablement la productivité des équipes.
CRMs:
Dans de nombreuses organisations, les CRM sont des outils omniprésents pour stocker des données essentielles relatives aux clients, aux fournisseurs, aux prospects, et plus encore. Les outils CRM peuvent bénéficier énormément d’une solution de synchronisation bidirectionnelle automatique, que ce soit au sein de l’organisation ou entre plusieurs tenants, pour rationaliser les communications et améliorer les flux de travail au sein de l’organisation.
C’est quoi Microsoft SharePoint et pourquoi votre organisation en a-t-elle besoin ?
Les outils Microsoft basés sur le cloud, tels que SharePoint, font passer la productivité organisationnelle à un niveau supérieur. SharePoint est un outil collaboratif basé sur un navigateur au sein de Microsoft Office. Il s’agit du système de gestion de contenu de Microsoft qui permet aux utilisateurs de stocker, d’organiser, d’accéder et de partager des informations au sein du tenant d’une organisation ainsi que du tenant d’une autre organisation. SharePoint fournit un emplacement protégé par mot de passe pour le partage de documents, tels que des contacts et des fichiers, avec prise en charge d’un large éventail de formats de fichiers tels qu’Acrobat (PDF), PowerPoint, Rich Text (RTF) et Word. Les documents SharePoint peuvent être stockés, téléchargés, modifiés par plusieurs collaborateurs et uploadés pour un partage continu.
Pour quoi pouvez-vous utiliser SharePoint ?
Grâce à sa multifonctionnalité et sa haute configurabilité, vous pouvez utiliser SharePoint pour effectuer des tâches quotidiennes. Par exemple, les utilisateurs peuvent tirer parti des fonctionnalités de publication de sites de SharePoint pour créer, personnaliser et gérer des sites de publication afin de répondre à des besoins organisationnels spécifiques. Les concepteurs ayant une connaissance pratique de HTML, CSS et JavaScript ou ceux qui sont familiarisés avec le code .NET personnalisé peuvent utiliser SharePoint pour créer des sites Web. En tant qu’outil de gestion de contenu, les utilisateurs disposent d’une foule de fonctionnalités sur SharePoint pour gérer toutes les phases d’un cycle de vie de contenu typique.
En tant qu’outil de stockage de contacts, SharePoint peut être utilisé pour entreposer les données de contact dans une source centralisée, permettant aux utilisateurs y ayant accès de collaborer sur divers projets. Sa fonctionnalité « Liste de contacts partagée » (Shared Contact List) permet aux utilisateurs d’ajouter, de modifier ou de supprimer des contacts et de gérer les autorisations de partage sur Office 365. De plus, SharePoint peut être utilisé pour partager des calendriers avec d’autres utilisateurs de votre tenant.
Configuration du partage de contacts et de calendrier sur SharePoint
La configuration de SharePoint peut être effectuée sans grande expérience informatique car il est conçu pour être convivial et intuitif. Tout ce dont vous avez besoin pour accéder à Microsoft SharePoint est un navigateur compatible, tel que Microsoft Edge, Google Chrome ou Mozilla Firefox.
Pour configurer une liste de contacts partagée sur SharePoint, un utilisateur devra ajouter un nouveau dossier de contacts dans son client Outlook. Après avoir chargé SharePoint, il devra accéder à la liste de contacts et développer l’onglet « Liste » dans le ruban et choisir « Se connecter à Outlook ». L’utilisateurs devra autoriser le site Web à ouvrir un programme sur son ordinateur et confirmer « Oui ‘ lorsque Outlook lui demande : ‘Connecter cette liste de contacts SharePoint à Outlook ?’. La liste de contacts apparaîtra sous « Autres contacts » dans la fenêtre Contacts du client Outlook.
Pour configurer un calendrier partagé, un utilisateur devra choisir le calendrier qu’il souhaite modifier dans le volet de lancement rapide de SharePoint. Ensuite, l’utilisateur devra sélectionner Calendrier pour afficher un ruban masqué. Après avoir ouvert le ruban, l’utilisateur trouvera l’option d’envoyer un lien par email à d’autres pour partager le calendrier.
Cas d’utilisation pratiques pour la synchronisation bidirectionnelle des contacts
Synchronisation des contacts entre des entreprises alimentaires dans une coentreprise
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Regardez la vidéo
Comment configurer le premier hub & Spoke avec CiraHub
Il s’agit d’une courte vidéo montrant comment configurer un Hub et connecter un Spoke, étape par étape.