Zweiseitige Synchronisierung von Kontakten und Kalendern mit SharePoint
Synchronisierung von SharePoint mit anderen Kontaktlisten oder CRMs ist in der Regel ein langwieriger manueller Prozess. CiraHub hat zum Ziel, diese Aufgaben zu automatisieren, um sicherzustellen, dass Ihre Daten immer auf dem neuesten Stand sind und dort gehostet werden, wo sie benötigt werden.
Eine Organisation kann es aus mehreren Gründen für nötig halten, Kontakte und Kalender aus verschiedenen SharePoint-Quellen oder Tenants zu synchronisieren. Unternehmen, die eine Fusion hinter sich haben, müssen beispielsweise die Kontakte oder Kalender von Mitarbeitern, Auftragnehmern und Lieferanten während der Übergangsphase zwischen beiden Unternehmen synchronisieren. Benutzer können auch die Kontakten von SharePoint mit anderen CRM-Plattformen synchronisieren. Ein zweiseitiger Kontakt erlaubt es, die lästige und sich wiederholende Aufgabe der manuellen Aktualisierung von Kontakten oder Kalenderinformationen zu vermeiden, die enorm viel Zeit in Anspruch nehmen und die Gesamtproduktivität beeinträchtigen kann.
Die Mehrweg-Synchronisierung von CiraHub funktioniert mit folgenden Apps:
Warum CiraHub?
Da der Outlook-Client von Microsoft nicht automatisch Kontakte aus verschiedenen Quellen synchronisiert, benötigen die meisten Unternehmen eine bidirektionale Synchronisierungslösung eines Drittanbieters. CiraHub synchronisiert sowohl Kontakte als auch Kalender und ist damit die perfekte Lösung für die Synchronisierung oder Zusammenführung von Informationen aus verschiedenen Quellen sowie zwischen Tenants. Benutzer können auch Kontakte aus einer SharePoint-Quelle mit einer anderen synchronisieren, sowie mit öffentlichen Ordnern, Benutzer-Postfächern und anderen CRMs. CiraHub lässt sich nahtlos in Microsoft O365, Exchange Server und anderen Microsoft-Apps für Unternehmen integrieren.
Synchronisierung von SharePoint wird mit CiraHub kinderleicht
Um SharePoint-Kontakte oder -Kalender mit CiraHub zu synchronisieren, müssen Benutzer einen Hub und Spoke-Einrichtungsprozess starten, indem sie die Kontakt-Spokes aus mehreren Quellen zu einem Hub hinzufügen und dabei die entsprechenden Anmeldeinformationen verwenden. Als Spokes können verschiedene SharePoint-Quellen oder eine SharePoint-Kontaktquelle verwendet werden, sowie öffentliche Ordner, Benutzerpostfächer und CRM-Quellen wie Salesforce, Pipedrive, ActiveCampaign, HubSpot oder Procore. Anschließend müssen die Benutzer in den Spoke-Einstellungen von CiraHub eine bidirektionale Synchronisierung aktivieren indem sie auf „Jetzt synchronisieren“ klicken. CiraHub aktualisiert in regelmäßigen Abständen die Kontakte in mehreren Quellen, um sicherzustellen, dass die Daten in allen Quellen konsistent sind und keine Duplikate enthalten. Die Benutzer können so viele Spokes wie sie möchten hinzufügen, um weitere Kontaktquellen einzubeziehen, oder Spokes auch abtrennen, um alle mit der abgetrennten Spoke verbundenen Daten zu löschen. Da die Aktualisierung der Kontakte mit CiraHub automatisch erfolgt, muss man nicht mehr Kontakte manuell hinzufügen.
Welche Quellentypen kann man mit Hilfe von CiraHub synchronisieren?
Auf dem CiraHub Dashboard können Benutzer Kontakte zwischen SharePoint und einer Vielfalt von verschiedenen Quellen synchronisieren. Hier finden Sie einen kurzen Überblick über einige dieser Optionen und die Vorteile der bidirektionalen Synchronisierung zwischen ihnen.
Postfächer:
MItarbeiter aus verschiedenen Abteilungen benötigen möglicherweise eine Synchronisierung von Postfächern mit Postfächern oder von Postfächern mit öffentlichen Ordnern und anderen Quellen für eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Teams. Mitarbeiter aus der Betriebsabteilung eines Technik-Unternehmens können beispielsweise schnell die Kontakte von Händlern oder Ersatzteilelieferanten nachschlagen, die dem Logistik- bzw. Lieferkettenpersonal zur Verfügung stehen.
Öffentliche Ordner:
In den meisten Unternehmen sind Kontakte in öffentlichen Ordnern ein Mittel, um Informationen innerhalb von Arbeitsgruppen oder Abteilungen zu organisieren und gemeinsam zu nutzen, so dass jeder Mitarbeiter einfach darauf zugreifen kann. Wenn Unternehmen jedoch zusammenarbeiten müssen, kann der Zugriff auf Informationen schwierig sein, und die manuelle Freigabe kann langwierig und zeitaufwändig sein. Die zweiseitige Synchronisierung von Kontakten in öffentlichen Ordnern ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Kontakten zwischen verschiedenen Tenants und deren ständige Aktualisierung während des Tages.
Google-Kontakte:
Egal, ob sie von zu Hause aus oder im Büro arbeiten, immer mehr Angestellte nehmen ihre Arbeit mit, wohin sie gehen. Mit mobilen Anwendungen kann man von jedem Ort aus arbeiten. Eine zweiseitige Synchronisierungslösung, die mit den Google-Kontaktfunktionen integriert ist, ermöglicht die einfache gemeinsame Nutzung von Informationen mit automatischen Aktualisierungen, was die Produktivität der Teams enorm steigert.
CRMs:
CRMs sind in vielen Unternehmen die allgegenwärtigen Werkzeuge zur Speicherung wichtiger Daten über Kunden, Lieferanten, potenzielle Interessenten und vieles mehr. CRM-Tools können von einer automatischen zweiseitigen Lösung zur Synchronisierung enorm verbessert werden, sei es innerhalb des Unternehmens oder zwischen mehreren Tenants. Die Synchronisierung hilft die Kommunikation zu optimieren und die organisatorischen Arbeitsabläufe zu verbessern.
Was ist Microsoft SharePoint, und wozu braucht Ihr Unternehmen es?
Die Cloud-basierten Tools von Microsoft, wie z. B. SharePoint, bringen die Produktivität der Unternehmen auf die nächste Stufe. SharePoint ist ein browserbasiertes Tool für die Zusammenarbeit innerhalb von Microsoft Office. Es ist das Content-Management-System von Microsoft, das es den Benutzern ermöglicht, Informationen innerhalb des Tenants eines Unternehmens sowie innerhalb des Tenants eines anderen Unternehmens zu speichern, einzuordnen, darauf zuzugreifen, so dass die beiden Unternehmen diese Daten gemeinsam nutzen können. SharePoint bietet einen passwortgeschützten Speicherort für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten, wie z. B. Kontakte und Dateien, mit Unterstützung für eine Vielzahl von Dateiformaten wie Acrobat (PDF), PowerPoint, Rich Text (RTF) und Word. SharePoint-Dokumente können gespeichert, heruntergeladen, von mehreren Mitarbeitern bearbeitet und hochgeladen werden, so dass sie weiterhin gemeinsam genutzt werden können.
Wofür kann SharePoint verwendet werden?
Dank seiner Multifunktionalität und hohen Konfigurierbarkeit ist SharePoint für Benutzer bei der Durchführung alltäglicher Aufgaben unglaublich nützlich. So können Benutzer beispielsweise die Website-Publishing-Funktionen von SharePoint nutzen, um Websites zu erstellen, anzupassen und zu verwalten, um die spezifischen Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen. Designer mit HTML-, CSS- und JavaScript-Kenntnissen oder solche, die mit benutzerdefiniertem .NET-Code vertraut sind, können SharePoint zur Erstellung von Websites verwenden. Als Content-Management-Tool bietet SharePoint den Benutzern eine Vielzahl von Funktionen zur Verwaltung aller Phasen eines typischen Inhaltslebenszyklus.
SharePoint kann auch zur Speicherung der Kontakte verwendet werden, um Kontaktdaten in einer zentralen Quelle zu speichern, so dass Benutzer zusammenarbeiten können, indem sie auch Zugang auf verchiedene Projekte erhalten. Die Funktion „Gemeinsame Kontaktliste“ ermöglicht es Benutzern, Kontakte hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen und Freigabeberechtigungen innerhalb von Office 365 zu verwalten. Außerdem kann SharePoint verwendet werden, um Kalender mit anderen Benutzern in Ihrem Tenant zu teilen.
Einrichten der Kontakt- und Kalenderfreigabe in SharePoint
Sie können SharePoint mit minimaler IT-Erfahrung einrichten, da es benutzerfreundlich und intuitiv gestaltet ist. Alles, was Sie für den Zugriff auf Microsoft SharePoint benötigen, ist ein kompatibler Browser, wie z. B. Microsoft Edge, Google Chrome oder Mozilla Firefox.
Um eine gemeinsame Kontaktliste in SharePoint einzurichten, müssen Benutzer einen neuen Kontaktordner in ihrem Outlook-Client hinzufügen. Nachdem sie SharePoint geladen haben, müssen sie zur Kontaktliste gehen, die Option „Liste“ im Menüband erweitern und „Mit Outlook verbinden“ wählen. Dann bestätigen Sie die Aufforderung von Outlook „Möchten Sie diese SharePoint-Kontaktliste mit Outlook verbinden“ mit einem „Ja“. Die Kontaktliste wird unter „Weitere Kontakte“ im Fenster „Kontakte“ des Outlook-Clients angezeigt.
Um einen gemeinsamen Kalender einzurichten, muss ein Benutzer den Kalender, den er bearbeiten möchte, aus dem Schnellstartbereich in SharePoint auswählen. Dann müssen die Benutzer den Kalender auswählen, um das versteckte Menüband anzuschauen. Nach dem Öffnen des Menübands werden die Benutzer die Option sehen, einen Link per E-Mail an andere zu senden, um den Kalender gemeinsam zu nutzen.
Praktische Anwendungsfälle der zweiseitigen Synchronisierung der Kontakte
Synchronisierung der Kontakte zwischen Nahrungsmittelherstellern in einem Joint Venture
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Video anschauen
Einrichtung der ersten Hub & Spoke Verbindung mit CiraHub
Dies ist ein kurzes Erklärungsvideo, das Schritt für Schritt zeigt, wie man einen Hub and Spoke Verbindung erstellt, zusammen mit einer praktischen Demonstration.