Synchronisation des contacts GRC entre des entreprises de construction dans un partenariat
Acteur principal : Apex Construction
Acteur secondaire : Zenith Construction
Point douloureux du client
Apex Construction (Apex) est une société de construction renommée basée au Nevada. Elle a récemment conclu un partenariat avec Zenith Construction (Zenith), un concurrent plus petit basé dans l’Utah, pour travailler sur certains projets de construction de casinos à Las Vegas. Pour une collaboration efficace et efficiente entre les équipes des deux sociétés, elles avaient besoin d’une solution de synchronisation pour partager les contacts des employés, des sous-traitants et des fournisseurs de manière inter-organisationnelle. Les employés sur le terrain ont également collecté des milliers de contacts chaque année.
Les équipes de projet d’Apex et de Zenith utilisent Procore, un logiciel de gestion de la construction pour stocker les contacts et gérer l’ensemble des projets, des ressources et des finances du début à la fin. Au moment du partenariat, Apex avait plus de 25 000 contacts tandis que Zenith en avait un peu plus de 6000. Par conséquent, le tri, la fusion et la gestion des doublons de contacts représentaient un cauchemar pour leurs équipes. En fait, Mirren, Lead Project Manager chez Zenith, a estimé que ça prendrait des centaines d’heures pour fusionner manuellement les contacts des différents tenants, sans tenir compte des futurs ajouts quotidiens de contacts.
La solution de CiraHub : synchronisation des contacts GRC entre des sociétés de construction dans le cadre d’un partenariat
Un collègue de l’industrie présente Mirren une alternative, CiraHub, une solution de synchronisation bidirectionnelle des contacts et des calendriers, idéale pour les organisations utilisant Office 365, Microsoft Exchange et Google Workspace. CiraHub convient aux employés manquant d’expertise informatique et permet d’éviter la tâche ardue et répétitive de mise à jour manuelle des contacts dans les GRC individuels, qui peut prendre beaucoup de temps et affecter la productivité.
Sur le tableau de bord de CiraHub, Mirren démarre un processus de configuration Hub & Spoke. Elle sélectionne « Contacts », choisit « CRM » et « Procore » comme type de source pour le spoke des contacts. Ensuite, elle se connecte à Procore en utilisant les identifiants de connexion d’administrateur de son département (service). Bien que les GRC soient en lecture seule (read-only) et que CiraHub permette une synchronisation unidirectionnelle, il permet aux utilisateurs de synchroniser deux ou plusieurs structures disparates. Pour ce faire, elle a attaché un Spoke de dossier public qui permettait aux utilisateurs sans accès de voir les contacts mis à jour sur le Hub. Ensuite, elle utilise CiraSync pour distribuer les contacts GRC sur le smartphone de chaque employé. Résultat : une synchronisation bidirectionnelle entre le dossier public partagé et le Hub qui reflétait tout nouvel ajout de contact à Procure tout au long de la journée.