SharePoint es un gran sistema para las empresas que buscan agilizar los flujos de trabajo y mejorar la eficacia. Con sus múltiples funcionalidades, Microsoft SharePoint es muchísimo mejor que sólo un sistema de gestión de documentos – es una plataforma para mejorar la comunicación, promover el trabajo en equipo, y desbloquear oportunidades de crecimiento.
En esta entrada del blog, iremos a través de las mejores funcionalidades de SharePoint Online que le permitirán desbloquear todo su potencial en 2023. Además exloraremos algunas funcionalidades poco conocidas, pero igual de importantes. Por último, trataremos los aspectos básicos de SharePoint Online y Microsoft SharePoint 2019 para que pueda decidir qué versión utilizar.
Empecemos a profundizar en las 20 funcionalidades que los usuarios deben conocer y utilizar para sacarle el mayor provecho a SharePoint.
20 funcionalidades nuevas o actualizadas de SharePoint
1. Funciones de colaboración
La colaboración es uno de los principales beneficios de SharePoint, es el corazón de SharePoint, con múltiples herramientas para optimizar el trabajo de equipo y la productividad. Veámos a continuación algunas de las funciones esenciales de colaboración.
Coautoría
La coautoría hace de SharePoint una de las mejores herramientas de colaboración existentes. En pocas palabras, esta funcionalidad permite a varios usuarios editar documentos de manera simultánea. Lo que ahorra tiempo y reduce confusiones, como miembro del equipo podrá ver los cambios realizarse en tiempo real.
Con esta herramienta, varios usuarios pueden trabajar en un documento de manera simultánea, eliminando las idas y vueltas de correcciones, y por ende ahorrando tiempo. Los colaboradores pueden además ver cada uno de los cambios en tiempo real y comunicarse a través de una ventana de chat dentro de la aplicación.
La coautoría en SharePoint está disponible para varios tipos de documentos, incluyendo Microsoft Word, Excel y Power Point.
La funcionalidad es compatible con otras funciones de Microsoft SharePoint, como el control de versiones y el registro de entrada y salida de documentos, lo que permite a los equipos colaborar manteniendo la integridad del documento.
Control de versiones de documentos
El control de versiones e historial es muy beneficial cuando varias personas colaboran en el mismo documento ya que ayuda a garantizar que todo el mundo trabaja con la versión más actualizada. Esta herramienta también mejora la seguridad de sus documentos y ayuda a mantener la integridad de los datos, ya que todas las versiones de documentos se almacenan de forma segura dentro de SharePoint.
Espacios de SharePoint
Los espacios de SharePoint llevan la colaboración a otro nivel, permitiendo a los usuarios crear experiencias inmersivas de realidad mixta. Esta función permite a los equipos visualizar datos en entornos 3D y colaborar eficazmente.
Los espacios de SharePoint son ideales para hospedar reuniones virtuales, sesiones de entrenamiento o demostraciones de producto. Es muy fácil crear espacios personalizados usando plantillas preconstruidas, además se permite a los usuarios agregar contenido, como imagenes, videos y modelados 3D.
2. Creación y gestión de calendario
Gestionar los calendarios y hacer un seguimiento de los acontecimientos puede ser todo un reto para las grandes organizaciones. Microsoft SharePoint ofrece una solución intuitiva y eficaz con sus funcionalidades de gestión de calendario.
Con esta herramienta, podrá crear muy fácilmente calendarios personalizados, establecer eventos recurrentes e invitar asistentes. Los usuarios pueden personalizar las vistas del calendario para mostrar la información necesaria y gestionar el acceso a los permisos para asegurar la privacidad de los datos.
Puede sincronizar los calendarios de SharePoint con Outlook u otras aplicaciones de calendario, lo que facilita el seguimiento de eventos en varias plataformas. Adicionalmente, las superposiciones de calendarios le permiten ver el calendario en un solo lugar, lo que le ofrece una visión completade los horarios de su equipo.
Esta funcionalidad es particularmente útil para project managers que coordinan tareas a través de múltiples equipos o departamentos.
3. Gestión de contactos
Tanto si se gestiona un equipo de empleados como si se colabora con múltiples partes interesadas, llevar un registro de la información de contacto puede suponer un reto para muchas organizaciones. Con la funcionalidad de gestión de contactos de SharePoint, puede crear con facilidad campos personalizados para el correo electrónico, el número de teléfono, la dirección y otros detalles relevantes.
Además, Microsoft SharePoint permite colaborar en listas de contactos, de esta forma los miembros de su equipo pueden acceder a la información que necesiten, cuando la necesiten.
Sin embargo, el gran problema surge cuando necesita sincronizar los contactos de SharePoint con otras herramientas. O peor, cuando no puede sincronizar multidireccionalmente los contactos entre múltiples herramientas, incluyendo SharePoint.
Pero gracias a CiraHub, puede acceder a los contactos de Salesforce, ActiveCampaign, Zoho, Pipedrive, y Google en SharePoint y viceversa. Incluso puede ir más allá.
Puede conectar todas esas herramientas entre sí, para que al realizar cualquier cambio en cualquiera de ella, se reflejé en todas las demás. Ese es el poder de la sincronización multidireccional.
4. Integración con Microsoft 365
Microsoft 365 se integra muy fácilmente con SharePoint para mejorar la productividad organizacional, la colaboración y las comunicaciones.
Esta integración permite a los usuarios acceder con facilidad a aplicaciones familiares tales como Microsoft Word, Excel, y Power Point directo desde SharePoint. Esto elimina la necesidad de ir y venir entre distintas aplicaciones y garantiza que todo su trabajo esté centralizado en un solo lugar.
5. Funciones de gestión de documentos
La gestión de documentos en Microsoft SharePoint está diseñada para facilitar la gestión y organización de archivos mediante funciones como el control de versiones, la coautoría, la gestión de metadatos, los flujos de trabajo de documentos y las políticas de retención de documentos.
La funcionalidad de control de versiones permite a los usuarios mantener un seguimiento de los cambios de los documentos y la posibilidad de revertirlos si fuere necesario.
La organización de documentos es mucho más manejable con la gestión de metadatos, que permite a los usuarios asignar metadatos como autor, fecha de creación o categoría. Además, las políticas de conservación de documentos ayudan a establecer normas sobre cuánto tiempo deben conservarse los documentos, cuándo deben eliminarse o cuándo deben archivarse.
Estas funciones mejoran la eficiencia y la productividad al agilizar el proceso de gestión de documentos y al eliminar pasos redundantes que, de lo contrario consumirian valioso tiempo.
6. Funciones de seguridad mejorada
En la era digital actual, la seguridad es lo más importante, y SharePoint ofrece una variedad de funciones de seguridad mejorada para proteger sus datos. Una de ellas es la autenticación multifactor (MFA), que añade una capa adicional de seguridad al proceso de autenticación, garantizando que sólo los usuarios autorizados puedan acceder a SharePoint.
Las políticas de acceso condicional permiten a los administradores definir quién puede acceder a Microsoft SharePoint y desde dónde, mientras que la gestión de derechos de información controla quién puede ver, editar o compartir archivos dentro de SharePoint.
La prevención de pérdida de datos (DLP) en SharePoint también ayuda a evitar la filtración accidental de datos confidenciales mediante la supervisión y el bloqueo de acciones potencialmente arriesgadas.
7. Conformidad
La conformidad es un aspecto crucial de cualquier organización, y SharePoint ofrece una serie de funciones de conformidad integradas para garantizar el cumplimiento de los requisitos normativos.
Gracias a las políticas de prevención de pérdida de datos, eDiscovery y retención, las organizaciones pueden evitar la fuga de información confidencial a la vez que rastrean la actividad de los usuarios y los cambios realizados en los contenidos mediante registros de auditoría.
Además, las funciones de cumplimiento de SharePoint pueden personalizarse para adaptarlas a las necesidades específicas del sector o de la organización. Esta flexibilidad permite a las organizaciones mantener el cumplimiento en todos los niveles, al tiempo que se adhieren a normativas específicas.
8. Sitios de equipos
Los sitios de equipo ofrecen espacios dedicados para que varios equipos colaboren, se comuniquen y compartan documentos. Los foros de debate facilitan la comunicación abierta entre los miembros del equipo, mientras que el historial de versiones garantiza el seguimiento de los cambios y la posibilidad de revertirlos en caso necesario.
Con funciones como calendarios, listas de tareas y foros de debate, un sitio de Microsoft SharePoint mejora la productividad y proporciona un espacio en el que los miembros del equipo pueden acceder fácilmente a los recursos que necesitan.
Los sitios Sharepoint también pueden personalizarse para adaptarlos a las necesidades y preferencias de su equipo. Por ejemplo, puede añadir páginas, partes web, listas, o bibliotecas para conocer los requerimientos de su equipo.
Lecturas recomendadas: ¿Cómo crear un sitio de equipo SharePoint en 8 sencillos pasos?
9. Business Intelligence (BI)
Las capacidades de BI de SharePoint cambian las reglas del juego de las organizaciones. Gracias a las sencillas opciones de integración con otras herramientas de BI como Power BI y Excel, la creación de cuadros de mando e informes personalizados nunca ha sido tan fácil.
Las funciones avanzadas de análisis de datos de SharePoint, como la minería de datos y la previsión, proporcionan visualizaciones perspicaces para ayudar a los usuarios a tomar decisiones empresariales fundamentadas.
Las funciones de BI de SharePoint permiten visualizar conjuntos de datos complejos mediante la creación de informes, cuadros de mando y paneles interactivos. Su interfaz de fácil manejo permite a las empresas analizar los datos rápidamente sin necesidad de grandes conocimientos técnicos.
Se pueden configurar alertas y notificaciones basadas en criterios de datos específicos, informando a los usuarios de los cambios. Todas estas características se traducen en mejores procesos de toma de decisiones y mejores resultados empresariales.
10. Espacios de trabajo
Con los espacios de trabajo en SharePoint, los equipos pueden comunicarse, compartir y colaborar en proyectos desde una ubicación centralizada a la que se puede acceder desde cualquier lugar. Las plantillas, temas y diseños personalizables permiten a los equipos crear un espacio de trabajo que se adapte a sus necesidades.
Los espacios de trabajo también cuentan con funciones avanzadas como el uso compartido de documentos y el control de versiones para garantizar una gestión fluida del flujo de trabajo. Además, los espacios de trabajo se integran con otras aplicaciones de Microsoft como Teams y Outlook.
11. Gestión de contenido
La correcta gestión del contenido es esencial para el éxito de cualquier organización, y SharePoint ofrece funcionalidades robustas que ayudan a gestionar documentos, registros, metadatos, y flujos de trabajo.
Gracias a las funciones de gestión de documentos de SharePoint , los usuarios pueden almacenar, organizar, y compartir archivos de distintos formatos mientras dan seguimiento a los cambios mediante el control de versiones. Los flujos de trabajo de aprobación de contenidos garantizan que los contenidos publicados cumplan las normas de calidad antes de su publicación.
Microsoft SharePoint también admite la automatización de flujos de trabajo, lo que elimina tareas repetitivas y a la vez incrementa la eficiencia.
La funcionalidad de gestión de metadatos permiten a los usuarios añadir información descriptiva a los contenidos para facilitar su búsqueda y recuperación. Además, SharePoint ofrece funciones de búsqueda empresarial para encontrar la información que necesita.
No se equivocará al elegir SharePoint como su herramienta digital de gestión de contenido.
12. Soporte de navegadores
SharePoint es compatible con varios navegadores, como Google Chrome, Mozilla Firefox y Microsoft Edge. Adicionalmente, la última versión de SharePoint también es compatible con navegadores móviles.
Cabe señalar que los navegadores deben tener activado JavaScript para utilizar todas las funciones de SharePoint. Aunque la mayoría de las funcionalidades funcionan bien en todos los navegadores compatibles, algunas pueden funcionar mejor en determinados, por lo que es esencial probarlas y optimizarlas para cada uno de ellos.
13. Gestión de permisos
Con SharePoint puede asignar distintos niveles de permisos a los usuarios en base a sus roles o responsabilidades dentro de la organización. Esto significa que la información sensible puede restringirse a sólo usuarios autorizados, reduciendo el riesgo de filtraciones de datos.
SharePoint además ofrece funciones de uso compartido externo, permitiéndole colaborar con socios externos o proveedores mientras mantiene control sobre su contenido.
Adicionalmente, las funcionalidades de auditoría y elaboración de informes de SharePoint facilitan el seguimiento de la actividad de los usuarios y garantizan el cumplimiento de las políticas y regulaciones de la compañía.
14. Gestión de proyectos
SharePoint es también muy buena para gestionar tareas eficazmente. Con la función de gestión de tareas, puede crear y asignar tareas a los miembros del equipo, establecer fechas de vencimiento y niveles de prioridad, y seguir el progreso a través de varias etapas.
Esto permite una mejor visibilidad del progreso individual y global del proyecto, facilitando el seguimiento y el cumplimiento de los plazos.
Una ventaja clave de la función de gestión de tareas es que puede asignar subtareas según sea necesario. Puede dividir las tareas de mayor envergadura en partes más pequeñas y manejables, y asignarlas a distintos miembros del equipo en función de sus puntos fuertes o áreas de especialización.
Además, gracias a las notificaciones por correo electrónico de las actualizaciones de las tareas, todo el mundo se mantiene informado de los progresos, lo que garantiza que nada se quede en el tintero. Por último, los diagramas de Gantt ofrecen una excelente representación visual de los plazos y las dependencias del proyecto.
En general, SharePoint es un completo software de gestión de proyectos o contenidos. Es una herramienta de productividad primaria que mucha gente utiliza para crear tareas profesionales o personales.
15. Integración con Microsoft Teams
Al integrar Microsoft Teams con SharePoint, obtenemos lo mejor de ambos mundos: comunicación en tiempo real y coautoría de documentos. El acceso al contenido de SharePoint desde la interfaz de Microsoft Teams permite a los usuarios compartir archivos o colaborar en proyectos sin problemas.
Puede aprovechar la función de gestión de tareas de SharePoint creando y asignando tareas a los miembros del equipo con fechas de vencimiento y niveles de prioridad. La plataforma ofrece incluso diagramas de Gantt para ayudar a visualizar los plazos y las dependencias de los proyectos.
Leer más: SharePoint o Microsoft Teams: ¿Qué es mejor?
16. Navegación UI
SharePoint ofrece una interfaz amigable que le permite a los usuarios navegar y acceder al contenido del sitio de manera muy simple. Los usuarios también pueden crear menús de navegación personalizados que se adapten a sus necesidades, ofreciendo una experiencia más personalizada a los equipos.
El menú de inicio rápido proporciona acceso rápido a los elementos utilizados con más frecuencia, mientras que la vista en árbol muestra la jerarquía del sitio para una navegación más sólida. La funcionalidad del mega menú de los sitios y centros de comunicación mejora la experiencia del usuario al ofrecer una navegación visualmente más atractiva e interactiva.
17. Función MinRole
La función MinRole optimiza las funciones del servidor para obtener un rendimiento óptimo. Esta función permite asignar distintas funciones a los servidores en función de las cargas de trabajo, como servidores web frontales o servidores de búsqueda, lo que facilita la gestión eficaz de los servidores.
Con MinRole, los usuarios ya no tienen que preocuparse de configurar cada servidor manualmente, ya que las funciones de servidor predefinidas facilitan el proceso. MinRole también incluye comprobaciones de estado y notificaciones que le avisan si surge algún problema.
Estas notificaciones ayudan a garantizar que todos sus servidores están configurados correctamente y funcionan de forma óptima.
18. Yammer
Yammer es una herramienta de red social dentro de Office 365 para la colaboración y la comunicación. Los usuarios pueden activar Yammer en SharePoint mediante la herramienta de administración central de SharePoint para crear grupos, compartir archivos y debatir temas dentro de los equipos.
Yammer brinda fácil acceso a las noticias y actualizaciones de la compañía, ofreciendo a los administradores información de los niveles de engagement y tendencia de actividades.
19. Compatibilidad con archivos de gran tamaño
La compatibilidad de SharePoint con archivos de mayor tamaño permite a los usuarios cargar y compartir archivos de hasta 15GB, lo que mejora considerablemente la colaboración y la productividad. Esta función es útil para los equipos que trabajan en proyectos multimedia o manejan grandes conjuntos de datos.
20. Disponibilidad de dispositivos
Los usuarios pueden acceder a SharePoint utilizando múltiples dispositivos conectados a Internet, incluidos ordenadores de sobremesa, portátiles, tabletas y teléfonos inteligentes.
La aplicación móvil de SharePoint permite a los usuarios estar al día de sus tareas mientras se desplazan, lo que facilita a los miembros del equipo el control y la colaboración sin estar atados a una ubicación física. SharePoint también ofrece transiciones adaptables entre dispositivos para continuar trabajando sin perder el ritmo.
¿Qué es SharePoint Online, y para qué se usa?
SharePoint Online es una herramienta de Microsoft que permite a las organizaciones crear sitios de equipo, gestionar proyectos y organizar y compartir documentos.
Empresas de todos los tamaños usan SharePoint Online para la gestión de documentos, gestión de proyectos y comunicaciones internas de la organización. Con su funcionalidad de gestión de contenidos, automatización de los flujos de trabajo, y herramientas de búsqueda, SharePoint Online es excelente para negocios que buscan agilizar sus operaciones y optimizar la productividad.
¿Qué es Microsoft SharePoint 2019?
Como cualquier otra versión de SharePoint, SharePoint Server 2019 es un portal de intranet para organizaciones, que ofrece una ubicación centralizada para la información importante.
Gracias a sus numerosas funciones, como los flujos de trabajo de gestión de proyectos personalizables, la aprobación automatizada de contenidos y el control de versiones, SharePoint ofrece importantes ventajas frente a los métodos tradicionales de colaboración y uso compartido de documentos.
Esto permite que sea muy fácil compartir y colaborar en documentos, listas y calendarios.
SharePoint 2019 ofrece integraciones con otros productos de Microsoft, incluyendo Microsoft Teams, lo que proporciona beneficios adicionales a los usuarios. Las integraciones permiten una comunicación fluida en toda la organización y proporcionan un flujo de trabajo racionalizado a los empleados.
¿Ya utiliza esas herramientas?
¿Está aprovechando al máximo las funciones de SharePoint? Gracias a sus sólidas funciones de gestión de documentos, SharePoint permite una colaboración y un control de versiones sin fisuras.
Los flujos de trabajo personalizables automatizan los procesos empresariales, mientras que las potentes funcionalidades de búsqueda ayudan a localizar la información rápidamente. La plataforma ofrece una variedad de plantillas para la creación de diferentes tipos de sitios, incluyendo sitios de equipo y sitios de comunicación, así como sitios de proyectos.
SharePoint se puede personalizar con aplicaciones y complementos de Microsoft Store para satisfacer las necesidades específicas de su organización. También incluye funciones sociales como blogs, foros de debate y wikis para fomentar la colaboración y el intercambio de conocimientos.
Con su aplicación móvil, puedes acceder a los contenidos sobre la marcha. Puede personalizar la marca y los temas de su sitio para que coincidan con el aspecto de su organización. No se pierda estas valiosas funciones; ¡aproveche todo lo que SharePoint le ofrece!
Conclusión
Con las anteriores características imprescindibles para SharePoint en 2023, podrá liberar el potencial de esta potente plataforma y llevar su colaboración y productividad al siguiente nivel.
Ya se trate de gestión de documentos, procesos empresariales, funciones de búsqueda o creación de calendarios, Microsoft SharePoint tiene algo para cada organización.
