La synchronisation du calendrier entre une école et un hôpital aide les services de santé diagnostiques
Acteur principal : Todd Dulham High School (TDE)
Acteur secondaire : Whitesands Hospital (WH)
Difficultés chez le client
Todd Dulham High School offre un enseignement de la 9e à la 12e année aux élèves de Columbus, Ohio. TDE s’est récemment associé à l’hôpital Whitesands pour fournir des soins de santé diagnostiques aux étudiants et aux enseignants tout au long de l’année. En raison des horaires dynamiques de l’école, TDE devait synchroniser son calendrier avec WH pour planifier et coordonner avec précision les réunions entre les étudiants et les professionnels de santé. La direction de l’école organisait généralement des réunions virtuelles ou restait en contact avec le personnel de WH via des messages, ce qui prenait du temps et était inefficace.
Lors d’une réunion avec la direction de l’école, la directrice de TDE, Savannah Carlton, a suggéré d’étudier une solution de synchronisation bidirectionnelle automatique du calendrier pour harmoniser les horaires entre l’école et l’hôpital. Elle a noté qu’une synchronisation bidirectionnelle du calendrier éviterait la nécessité de réunions régulières et économiserait du temps et des ressources pour le personnel en liaison régulière avec WH, l’hôpital. La direction a approuvé et lui a demandé de trouver une solution appropriée.
La solution de CiraHub
Une recherche Google recommande CiraHub à Savannah. CiraHub est une solution de synchronisation bidirectionnelle pour les contacts et les calendriers, adaptée aux organisations utilisant Office 365, Microsoft Exchange et Google Workspace. CiraHub est la solution idéale pour les employés manquant d’expertise informatique. Cela permet d’éviter la tâche fastidieuse de mise à jour manuelle des contacts entre plusieurs sources, qui peut prendre beaucoup de temps et affecter la productivité. CiraHub peut synchroniser les contacts et les calendriers dans un tenant ou entre plusieurs tenants dans une variété de configurations.
Sur le tableau de bord de CiraHub, Savannah démarre un processus de configuration Hub and Spoke. Tout d’abord, elle clique sur « Calendars » et choisit « Office 365 In my Tenant », puis « Public Folder » comme type de source du Spoke du calendrier. Le dossier public qu’elle a choisi contenait des calendriers accessibles par les enseignants de TDE et la direction de l’école afin qu’ils puissent visualiser ou modifier tous les événements à venir. Elle a également ajouté un nouveau spoke du calendrier à un dossier public pour WH. Elle clique ensuite sur « Allow hub to create and sync items in this spoke » pour chaque Spoke à l’aide des options de synchronisation sur CiraHub pour activer la synchronisation bidirectionnelle du calendrier entre les deux organisations.
Résultat: une synchronisation bidirectionnelle automatique entre l’école et l’hôpital qui leur a permis de planifier plus efficacement les séances de diagnostic pour les étudiants, en notant à la fois les horaires des médecins et des enseignants ainsi que les jours fériés. De plusSavannah pourrait à tout moment attacher plus de Spokes à d’autres sources de calendrier dans le même tenant ou des tenants distincts pour ajouter de nouveaux collaborateurs.