Avec la croissance d’Internet et de la numérisation, des organisations du monde entier ont un grand besoin de stockage en ligne. Les entreprises veulent gérer leurs documents/informations et systèmes de communication en ligne pour stimuler la productivité, l’expérience client et la croissance de l’entreprise.
Bien qu’il existe de nombreuses plateformes de collaboration et de gestion de contenu, SharePoint reste l’une des plateformes les plus utilisées par les entreprises de toutes tailles. Si vous ne connaissez rien à SharePoint, vous risquez d’être submergé par ses fonctionnalités. C’est pourquoi nous avons créé ce guide pour débutant – tout ce que vous devez savoir sur la plateforme.
Tout d’abord, c’est quoi SharePoint ?
SharePoint est une plateforme de collaboration et de gestion de documents développée par Microsoft et lancée en 2001. Cette plateforme Web offre des fonctionnalités telles que la création de sites internet, gestion de documents et de fichiers, des portails intranet, des réseaux sociaux d’entreprise et un centre de Business Intelligence (BI).
SharePoint permet aux utilisateurs de créer des pages qui s’affichent parfaitement sur n’importe quel appareil sans avoir à écrire de code. Les organisations peuvent utiliser ces pages pour partager des mises à jour en interne et gérer les informations liées à l’entreprise.
Par exemple, une organisation peut utiliser SharePoint pour créer des sites Web pour partager des informations, des mises à jour, des déploiements de produits, des vacances, etc., avec les employés. En outre, SharePoint sert d’espace en ligne où les équipes peuvent partager des documents, collaborer sur des projets en interne, accéder à des documents de n’importe où et surveiller l’activité en temps réel.
La plateforme permet aux entreprises de mettre en place un portail de collaboration interne basé sur le Web. Plusieurs entreprises du Fortune 500 l’utilisent pour le partage d’informations, la publication de documents et le stockage de données.
Pour résumer les choses pour vous, Microsoft SharePoint sert d’espace en ligne où les équipes partagent des documents, collaborent sur des projets, accèdent à des documents de n’importe où et surveillent l’activité en temps réel.
Une entreprise peut le personnaliser pour s’adapter à son environnement numérique. SharePoint peut être déployé sur site (on-premises) ou en ligne (online) avec Microsoft 365.
Il convient parfaitement aux organisations qui souhaitent créer facilement des documents en ligne et les partager efficacement entre différentes équipes/services. SharePoint convient parfaitement aux organisations qui souhaitent créer facilement des documents en ligne et les partager efficacement entre différentes équipes/services/départements.
Récemment, Microsoft a ajouté plusieurs nouveaux outils à sa suite d’outils, notamment Loop, Power Pages et Viva Goals. Chacun de ces outils offre encore plus d’options de personnalisation et d’organisation pour les entreprises qui cherchent à optimiser leur utilisation de SharePoint.
Comment Microsoft propose-t-il SharePoint ?
Microsoft propose SharePoint de deux manières : la version On-premises ou SharePoint Online via Microsoft 365. La version Hybride combine à la fois les versions On-premises et Online pour offrir le meilleur des deux mondes.
Le coût pour les organisations peut varier si elles installent SharePoint Server pour plus de personnalisation ou optent pour SharePoint Online pour des solutions plus économiques.
Mais notez que SharePoint Online, de son côté, coûte par licence. Vous avez donc besoin d’une licence pour chaque personne qui l’utilise. Vous pouvez l’acheter séparément ou inclus dans un plan Microsoft 365.
Pour les utilisateurs On-premise, SharePoint est concédé sous licence à l’aide d’un modèle de Licence d’accès client (Client Access License).
À quoi sert Microsoft SharePoint ?
Les organisations utilisent SharePoint pour créer des sites Web privés afin de partager en interne des ressources et des informations sur l’entreprise. Par exemple, une organisation peut utiliser SharePoint pour partager des documents ou des vidéos de formation avec différents services.
Vous avew juste besoin d’un navigateur Web tel que Google Chrome, Firefox ou Microsoft Edge pour accéder à SharePoint. La plateforme améliore la collaboration entre les équipes et les départements.
Elle offre des fonctionnalités telles que les contrôles de sécurité, la co-création, la gestion des versions et l’intégration avec les systèmes de gestion d’emails et de documents. En gros, elle existe pour aider les utilisateurs à travailler ensemble sur des projets ad hoc et à établir des processus standard.
C’est quoi SharePoint Online ?
SharePoint Online est la version cloud de SharePoint Server. C’est la version Web pour la création, le partage et la gestion de contenu. SharePoint Online comprend plusieurs fonctionnalités de Microsoft 365, notamment la gestion des documents, l’automatisation des flux de travail, la communication par e-mail, la collaboration d’équipe, les contrôles d’accès aux documents et la recherche avancée.
Comme les solutions On-premises et Hybrides, SharePoint Online offre des espaces de travail sécurisés pour la collaboration d’équipe, la gestion des tâches et le partage de fichiers. La synchronisation basée sur le cloud facilite la gestion des documents pour les entreprises de toutes tailles.
Quelle version de SharePoint suis-je en train d’utiliser ?
Vous pouvez trouver la version de votre SharePoint en quelques clics. Selon la page d’assistance de Microsoft, vous pouvez trouver votre version actuelle en procédant comme suit :
- Ouvrez SharePoint dans votre navigateur (comme Google Chrome).
- Près du coin supérieur droit de cette fenêtre, sélectionnez.
- Si un menu s’ouvre, sélectionnez Aide.
- Dans la zone de recherche, entrez « Version SharePoint », puis appuyez sur Entrée. (Si rien ne s’affiche, essayez « SharePoint version »).
- Sélectionnez « Quelle version de SharePoint suis-je en train d’utiliser ». Vous verrez la réponse affichée.
Remontons maintenant dans le temps et examinons une version majeure de SharePoint et son impact sur les utilisateurs.
SharePoint 2019
Microsoft SharePoint 2019 a vraiment marqué la plateforme à tout jamais, avec plusieurs nouvelles fonctionnalités visant à aider les organisations à travailler plus efficacement. L’une de ces fonctionnalités était l’introduction de l’organisation des documents dans les bibliothèques d’applications des documents Microsoft Word, Excel, PowerPoint et OneNote.
Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs d’organiser les documents par emplacement (location) de dossier ou par mot-clé dans une seule bibliothèque, et ce sans avoir à copier le contenu d’un emplacement à un autre.
On pouvait aussi trouver une fonctionnalité de recherche accrue qui permet aux utilisateurs de localiser rapidement des documents, ainsi que des options de partage améliorées. Par exemple, c’était possible de partager plusieurs fichiers par email ou d’accéder à des fichiers partagés depuis n’importe avec Internet et un navigateur Web.
SharePoint pour ordinateur de bureau et mobile
Il existe une version bureau de SharePoint ainsi qu’une application mobile. Ces deux options permettent aux utilisateurs d’accéder à des sites et de travailler sur des tâches où qu’ils soient. L’application mobile de SharePoint est disponible pour les smartphones et tablettes iOS, Windows et Android.
Fonctionnalités et avantages notables de SharePoint
Les principaux avantages de SharePoint Online sont sa flexibilité et son évolutivité. Ça fait partie du package Microsoft 365. Avec une multitude de fonctionnalités, il permet aux organisation d’assurer la collaboration, la gestion de contenu, la sécurité, les bibliothèques de documents et le partage, et les espaces de travail. Un autre avantage est que SharePoint peut être utilisé de n’importe où – au bureau, à la maison ou même sur un smartphone.
Voyons plus en détail chacune de ces fonctionnalités.
Collaboration
Les organisations peuvent utiliser Microsoft SharePoint Online pour communiquer. Mieux, elles peuvent créer des flux de travail pour établir une collaboration fluide. Cette platforme offre de nombreuses fonctionnalités pour faciliter la communication entre les membres de l’équipe, telles que
- les emails
- la messagerie instantannée
- les group chats (discussions de groupe)
- la gestion électronique des documents (Document Management System)
- le système de gestion des tâches
- le création et l’utilisation des calendriers
- le partage de fichiers,
- le système de gestion de contenu de site (WCMS),
- les réseaux sociaux,
- et sites Web.
Imaginez une université où plusieurs départements ou groupes veulent partager des informations ou avoir un flux de travail collaboratif. Et bien, SharePoint résout ce problème en un clin d’œil.
Les chercheurs, par exemple, peuvent l’utiliser pour partager des documents de recherche ou des présentations en temps réel sans recourir à des pièces jointes ou envoyer des fichiers volumineux par email.
Gestion de contenu
Microsoft SharePoint offre plusieurs fonctionnalités pour gérer et organiser différents types de contenu. Ses capacités de gestion de contenu peuvent être largement classées en gestion de documents, gestion des multimédias, gestion des dossiers et gestion du contenu Web.
Les utilisateurs de SharePoint peuvent rechercher et trouver rapidement du contenu et partager facilement des fichiers. L’outil prend en charge les formats de fichiers tels que .docx, .rtf, .ppt et .xlsx. Il offre également des fonctionnalités telles que Rechercher avec remplacer, Affichage de la feuille de données, Fonction de contrôleur de fichiers, Sélecteur de champ/fichier URL et Convertir en PDF/Imprimer.
Vous pouvez également réutiliser des templates pour créer des éléments, tel que des contrats, des factures et des documents de politique. De plus, plusieurs utilisateurs peuvent modifier un document en même temps.
Une autre fonctionnalité de gestion de contenu est la possibilité de marquer des documents en fonction du contenu et des métadonnées telles que la date de la dernière modification, le titre, l’auteur, le type, etc. Cette fonctionnalité simplifie le processus d’archivage, de tri, de recherche et de récupération de contenu sur SharePoint.
Conformité et sécurité
SharePoint offre une variété de fonctionnalités de conformité et de sécurité pour protéger les données sensibles contre les accès non autorisés ou les utilisations abusives. Par exemple, il y a la gestion des versions et l’intégration des documents pour empêcher les modifications indésirables ou la suppression accidentelle de contenu.
Avec les journaux d’audit sur SharePoint, les utilisateurs peuvent voir qui a ouvert, modifié, supprimé, téléchargé ou imprimé des informations sur des sites, des listes, des fichiers de bibliothèque, etc. Une liste, par exemple, est un moyen de stocker des informations sur SharePoint, d’où la raison de sécuriser votre compte ou site SharePoint.
En 2021, Microsoft a annoncé des mises à jour sur les fonctionnalités de sécurité, de conformité et d’administration/gestion sur SharePoint. Notamment, le partage externe basé sur les étiquettes de protection des informations (MIP) a été inclus. Cela signifie que si une équipe ou un site est étiqueté « Confidentiel », vous pouvez configurer le lien de partage par défaut pour n’accorder l’accès qu’à des utilisateurs spécifiques.
En ce qui concerne la sécurité, Microsoft SharePoint utilise un cryptage des données à deux niveaux ; les données sur Sharepoint sont cryptées au niveau du disque à l’aide du cryptage BitLocker et au niveau du fichier à l’aide de clés uniques pour chaque fichier.
SharePoint fournit également une authentification à 2 facteurs, qui combine un mot de passe et un code unique envoyé à une adresse e-mail ou à un numéro de téléphone.
Sites d’équipe
Les sites d’équipe font partie de Microsoft 365 et sont utilisés pour partager des fichiers et des ressources avec d’autres équipes. Dans un environnement SharePoint, les sites d’équipe permettent aux utilisateurs de partager facilement des fichiers, d’attribuer des tâches et de collaborer sur des projets.
Ils sont utiles pour centraliser les fichiers et informations importants pour les membres de l’équipe, ce qui leur permet de partager et d’accéder plus facilement aux documents critiques. Les sites d’équipe sont parfaits pour les activités axées sur les tâches, telles que la gestion de projet ou de portefeuille.
Au fait, consultez notre guide sur la création d’un site SharePoint si vous en voulez un pour votre entreprise.
Business intelligence (BI)
SharePoint fournit des outils d’analyse et d’intelligence qui aident les organisations à prendre des décisions basées sur les données. Les utilisateurs Business ou Enterprise peuvent tirer parti des outils BI pour obtenir rapidement les informations nécessaires sans avoir à rechercher de grandes bases de données ou à écrire des requêtes complexes.
Bibliothèques de documents
Les bibliothèques de documents sur SharePoint sont utilisées pour partager et stocker différents types de fichiers. Ces bibliothèques peuvent ensuite être partagées entre plusieurs utilisateurs et équipes, ce qui en fait un moyen pratique de partager des informations entre services ou groupes de travail.
En organisant différents types de fichiers, les membres de l’équipe peuvent travailler sur les mêmes documents à partir de plusieurs emplacements au sein des sites SharePoint.
Les bibliothèques peuvent également être utilisées pour partager des fichiers ou gérer les flux de travail des équipes. Elles sont similaires aux services basés sur le cloud comme Google Drive ou OneDrive en ce sens qu’elles permettent aux utilisateurs de partager et de synchroniser des fichiers sur plusieurs appareils.
Cependant, elles présentent certains avantages distincts par rapport à ces services, tels que leur capacité à gérer des fichiers de plus grande taille et à effectuer davantage d’actions sur des fichiers individuels.
Workplaces
Vous pouvez également trouver des Workplaces (espaces de travail) sur SharePoint. Ce sont des sites créés pour la collaboration et la gestion des équipes et des employés. Les espaces de travail incluent des listes d’informations, telles que des documents et des liens. Elles qui peuvent être utilisées pour partager des informations et coordonner des projets entre les équipes.
Un espace de travail comporte aussi des bibliothèques, qui sont utiles pour stocker des fichiers textes, des feuilles de calcul, des graphiques et des vidéos.
Lors de la création d’un espace de travail, vous créez également un site moderne d’équipe avec des boîtes de réception, des calendriers, des blocs-notes OneNote et des planificateurs partagés. Grâce à cet emplacement central, vous pouvez rester informé sur les projets et collaborer sur les tâches.
Quelle est la différence entre SharePoint et OneDrive ?
La différence entre SharePoint et OneDrive réside dans la manière dont ils sont utilisés. Les entreprises utilisent SharePoint pour collaborer en toute sécurité sur des documents, des présentations et d’autres fichiers sur un serveur, tandis que OneDrive est destiné à l’usage personnel et au partage occasionnel.
OneDrive est pratique comme plate-forme de stockage en ligne personnelle, mais n’a pas la puissance et les fonctionnalités de SharePoint.
Concernant les coûts, OneDrive coûte moins cher que SharePoint, mais nécessite un abonnement. D’autre part, SharePoint est inclus dans les abonnements Microsoft 365, qui incluent également d’autres produits et services Microsoft tels qu’Exchange et Microsoft Teams.
C’est beaucoup plus attrayant pour les organisations qui utilisent déjà des produits Microsoft.
Une autre différence entre SharePoint et OneDrive est que le premier permet la distribution de documents entre équipes à l’aide des rôles et d’autorisations, tandis que OneDrive n’est pas doté d’une telle fonctionnalité.
Nous avons un article détaillé sur la différence entre SharePoint et OneDrive. Consultez-le pour en savoir plus sur celui qui convient le mieux à votre entreprise.
C’est quoi la différence entre SharePoint et Teams ?
SharePoint se concentre sur les communications internes, le partage de documents et la gestion des autorisations. Microsoft Teams, cependant, est un espace de travail «basé sur le chat» qui permet aux équipes de travailler ensemble et de collaborer sur des documents dans un seul espace de travail.
Avec Microsoft Teams, les utilisateurs peuvent partager des fichiers, discuter et collaborer sur des documents Excel et Word dans un seul espace de travail.
Microsoft Teams vous permet également de créer des listes et des bibliothèques, d’ajouter et de gérer du contenu, de partager et de collaborer, de personnaliser, de gérer les autorisations et de suivre l’activité. Vous pouvez même faire des vidéoconférences et des appels vocaux.
Cependant, Teams n’a pas certaines fonctionnalités qu’on trouve sur l’appli mobile et ordi de SharePoint. Par exemple, il ne prend pas en charge les bibliothèques ou les workflows.
Lecture recommandée : SharePoint vs Teams : Quel est le bon choix pour vous et votre entreprise ?
Inconvénients sur l’utilisation de SharePoint
Bien que SharePoint Online soit une plate-forme puissante pour la gestion de contenu d’entreprise, il présente certains inconvénients. C’est en fait essentiel de peser le pour et le contre avant de l’adopter.
Pas si convivial pour les débutants
Notez que SharePoint nécessitera une formation approfondie pour que les employés comprennent et utilisent pleinement ses fonctionnalités. Sans une formation adéquate, les utilisateurs peuvent ne pas être en mesure d’utiliser toutes les fonctionnalités ou peuvent même endommager accidentellement la plate-forme.
Personnalisation limitée
L’un des principaux inconvénients de SharePoint est son nombre limité d’options de personnalisation. Par exemple, un nouveau SharePoint peut provoquer des erreurs dans les personnalisations installées, ce qui peut être difficile et coûteux à corriger.
Même les utilisateurs inexpérimentés ont parfois du mal avec ses personnalisations. Vous devrez peut-être embaucher un concepteur pour le configurer correctement. De ce fait, SharePoint peut ne pas convenir à toutes les entreprises.
Coincé avec des modèles
Même les modèles SharePoint prêts à l’emploi fournis par Microsoft peuvent ne pas convenir à toutes les organisations, et les personnaliser devient nécessaire.
De plus, les modèles SharePoint présentent des failles de sécurité lors du partage externe.
Maintenance régulière
SharePoint s’appuie également sur une maintenance informatique, ce qui peut être chronophage et coûteux dans certains cas. Il y a également un risque de surcharge d’informations avec plusieurs versions de documents. La recherche rapide des informations devient donc difficile.
Produit cher
Enfin, c’est important de noter que SharePoint coûte pas mal lorsque vous tenez compte du coût des licences et des fonctionnalités supplémentaires. Vous devez tenir compte de ce facteur lorsque vous décidez d’ajouter SharePoint comme outil de travail.
Intégration SharePoint : que pouvez-vous intégrer avec SharePoint ?
Vous cherchez peut-être à étendre les fonctionnalités de SharePoint. C’est une application Web évolutive qui peut s’intégrer à une gamme d’outils Microsoft, notamment Teams, Office et des applications tierces comme CiraHub.
Voici quelques applications qui sont compatibles avec Microsoft SharePoint :
Microsoft Access
Microsoft Access est un outil de gestion de base de données populaire qui permet aux utilisateurs de créer et de manipuler des bases de données en fonction de leurs objectifs. Access fait partie de la suite Microsoft Office et peut être acheté séparément.
Les utilisateurs peuvent intégrer Microsoft Access à SharePoint pour faciliter le partage de données et rendre l’accès aux données plus sécurisé.
Active Directory
Active Directory est un service de gestion des comptes d’utilisateurs et d’ordinateurs, d’authentification et d’autorisation. C’est considéré comme un élément essentiel de l’infrastructure d’entreprise moderne. Lorsqu’il est synchronisé avec SharePoint, Active Directory permet un partage et une collaboration sécurisés sur les processus de workflow.
L’intégration d’Active Directory à SharePoint offre une gestion des accès plus organisée et rationalise l’authentification des utilisateurs.
Microsoft Dynamics
Microsoft Dynamics 365 est une solution qui vous permet de gérer votre entreprise avec précision et efficacité. Cette application basée sur le cloud couvre les fonctionnalités commerciales telles que : les finances, le marketing, les services et les opérations.
La plate-forme est flexible et vous pouvez facilement la configurer. Microsoft 365 inclut Microsoft SharePoint, accessible via des serveurs SharePoint basés sur le cloud, hébergés ou autonomes, où que vous soyez.
Microsoft Exchange
Microsoft Exchange est un système de messagerie et de calendrier fourni avec les abonnements Microsoft 365. Outre des applications telles que OneDrive, Teams et SharePoint, Exchange intègre des fonctionnalités basées sur le cloud pour améliorer les opérations commerciales.
L’intégration de SharePoint à Exchange permet de rationaliser les workflows. Il simplifie la récupération des e-mails et crée un stockage centralisé des documents.
Les utilisateurs peuvent aussi configurer des alertes pour suivre les modifications faites aux documents et recevoir des notifications sur les nouveaux e-mails. L’intégration de ces deux plates-formes peut aider les entreprises à fonctionner de manière fluide et efficace tout en économisant du temps et de l’argent à long terme.
IBM DB2
IBM Db2 est une famille de produits de gestion de données, y compris des serveurs de base de données, développée par IBM. Les utilisateurs peuvent intégrer et synchroniser les données d’IBM DB2 avec des listes sur SharePoint on-premises à l’aide du Layer2 Business Data List Connector.
En intégrant SharePoint à IBM DB2, vous pouvez améliorer la gestion des données et des informations. Vous assurerez également le stockage et le partage sécurisés des informations sensibles.
Flux RSS
Une autre fonctionnalité fantastique de SharePoint est sa capacité à utiliser les flux de nouvelles RSS. Le partage de flux d’actualités via plusieurs plateformes (comme Facebook, Reddit et LinkedIn) est simple et rapide.
Microsoft Office Sharepoint Server (juste un autre nom compliqué) fournit des fonctionnalités telles que Rechercher et remplacer, Afficher la feuille de données et Convertir en PDF/Imprimer. Ses bibliothèques de documents servent de tableaux pour gérer et baliser le contenu, ce qui facilite la classification et la recherche d’éléments.
Synchronisation multidirectionnelle de SharePoint avec d’autres produits Microsoft et des CRM
La synchronisation bidirectionnelle, ou synchronisation dans deux sens, est le processus d’afficher des informations entre deux ou plusieurs sources afin que les données restent cohérentes. En synchronisation bidirectionnelle, chaque fois qu’un nouvel enregistrement est créé dans une source, les données sont mises à jour dans toutes les autres sources liées (connectées).
De plus, une synchronisation bidirectionnelle empêche la création d’enregistrements en double en mappant uniquement les champs communs.
SharePoint est un outil qui vous permet de gérer des contacts et des calendriers. Utilisez-vous déjà cette fonctionnalité ? Vous aimeriez peut-être synchroniser dans les deux sens vos contacts SharePoint et les boîtes aux lettres Microsoft 365, par exemple.
Mais que se passe-t-il si j’utilise un CRM (Gestion relation client) pour gérer les contacts des clients ? Puis-je synchroniser Microsoft SharePoint dans les deux sens avec le CRM ?
Malheureusement non. Eh bien, c’était la réponse avant car Microsoft ne synchronise pas SharePoint avec d’autres outils. La seule solution est d’utiliser un outil de synchronisation multidirectionnelle comme CiraHub. Avec CiraHub, vous pouvez synchroniser les contacts SharePoint dans les deux sens avec des outils tels que Salesforce, HubSpot, ActiveCampaign, Pipedrive, etc.
Préférez-vous synchroniser votre agenda SharePoint avec d’autres agendas comme Google et iCal ? CiraHub peut vous aider. Consultez la liste complète des outils de contact et d’agendas que vous pouvez synchroniser avec SharePoint.
En conclusion
SharePoint Online est un outil puissant pour les entreprises qui cherchent à augmenter leur productivité et à rationaliser leurs opérations. Dans un environnement SharePoint, les entreprises peuvent maximiser leur retour sur investissement (ROI) grâce à la collaboration d’équipe, la gestion des documents, et l’automatisation du flux de travail.
Que ce soit pour la communication ou que chaque unité gère efficacement ses tâches, SharePoint peut être un excellent outil pour un large éventail d’entreprises.
