Synchronisation des contacts entre un assistant de direction et des cadres de niveau C
Acteur principal : Anita, Executive Assistant chez Jet Move, LLC
Acteur secondaire : Cadres de niveau C des ventes, de l’approvisionnement/de la logistique et des finances chez Jet Move, LLC
Difficultés chez le client
Jet Move, LLC est l’une des plus importantes sociétés de transport et de logistique aux États-Unis. L’entreprise aide une grande variété d’organisations à faciliter le mouvement des marchandises à la fois à l’intérieur du pays et à l’étranger. Anita est une Executive Assistant chez Jet Move, travaillant sous 5 cadres de niveau C dans les département de Ventes, du Service Client, de la Chaîne d’approvisionnement, de la Logistique et des Finances, où elle a aidé à assurer la liaison avec les clients existants, à planifier des réunions et à faciliter les préparatifs de voyage. Cependant, en raison des horaires dynamiques des cadres, elle était souvent dépassée par des changements incessant et la mise à jour manuelle des informations tout au long de la journée. À l’époque, chacun de cinq managers utilisait une boîte aux lettres différente, totalisant en tout plus de 1 870 contacts. Bien qu’Anita avait accès à ces boîtes aux lettres, elle voulait surtout les consolider dans un Hub central avec un moyen de synchronisation bidirectionnelle et des mises à jour en temps réel. Elle savait qu’une synchronisation bidirectionnelle des contacts pourrait l’aider à gagner du temps et à travailler plus efficacement, sans avoir à effectuer des mises à jour toutes les fois que des contacts et des rendez-vous étaient ajoutés.
La solution avec CiraHub :
Un collègue d’une autre organisation présente CiraHub à Anita, une solution idéale de synchronisation bidirectionnelle des contacts et des calendriers des organisations utilisant Office 365, Microsoft Exchange et Google Workspace.
Sur le tableau de bord CiraHub, Anita démarre un processus de configuration Hub & Spoke qui lui permet de créer un Hub. Elle configure un sous-dossier de boîte aux lettres vide sous « My Tenant » en tant que premier Spoke. Comme elle ne dispose pas des identifiants de connexion O365 des dirigeants, CiraHub leur envoie une invitation par email, qu’ils acceptent rapidement. Ensuite, elle attache les boîtes aux lettres des cinq cadres au Hub comme Spokes. Cela crée une synchronisation qui regroupe tous les contacts et rendez-vous de leurs boîtes aux lettres dans le Hub et met à jour le dossier de boîte aux lettres vide qu’elle a créé. Ensuite, elle utilise CiraSync pour distribuer ces contacts de boîte aux lettres sur le smartphone de chaque membre de l’équipe. Résultat: une synchronisation automatique des contacts 24h/24, toute modification reflétée en temps réel.
