Sincronización de contactos entre un asistente ejecutivo y los ejecutivos de primer nivel
Actor principal: Anita, asistente ejecutiva de Jet Move, LLC
Actor secundario: Ejecutivos de alto nivel de ventas, suministro/logística y finanzas en Jet Move, LLC
Punto de dolor del cliente
Jet Move, LLC es una de las empresas de transporte y logística más destacadas de Estados Unidos. La empresa ayuda a una gran variedad de organizaciones a facilitar el movimiento de mercancías tanto dentro del país como a nivel internacional. Anita es una asistente ejecutiva en Jet Move asignada a cinco ejecutivos de alto nivel en las unidades de negocio de Ventas, Servicio al Cliente, Cadena de Suministro, Logística y Finanzas, donde ayudaba a relacionarse con los clientes existentes, a programar reuniones y a facilitar la organización de viajes. Sin embargo, debido a los horarios dinámicos de los ejecutivos, a menudo se veía abrumada por tener que seguir los cambios y actualizar manualmente la información a lo largo del día. En ese momento, los cinco gerentes utilizaban buzones separados, que contenían más de 1870 contactos en total. Aunque Anita tenía acceso a estos buzones, necesitaba consolidarlos en un eje centralizado con capacidad de sincronización bidireccional y actualizaciones en tiempo real. Estimó que una sincronización bidireccional de los contactos podría ayudarle a ahorrar tiempo y a trabajar de forma más eficiente, sin tener que realizar actualizaciones periódicas a medida que se añadían contactos y citas a lo largo del día.
La solución de CiraHub:
Un colega de otra organización le presenta a Anita CiraHub, una solución de sincronización bidireccional de contactos y calendarios ideal para organizaciones que utilizan Office 365, Microsoft Exchange y G-suite.
En el panel de control de CiraHub, Anita inicia un proceso de configuración de Centro (Hub) Y Conector (Spoke) que le permite crear un Centro y configurar una subcarpeta vacía de Buzón en «Mi Inquilino» como primer Conector. Como no tiene los datos de acceso a Office 365 de los ejecutivos, CiraHub envía una invitación por correo electrónico a todos, que es rápidamente aceptada. A continuación, adjunta los buzones de los cinco ejecutivos al Centro como otros Conectores. Esto crea un embudo de sincronización que agrupa todos los contactos y citas de sus buzones en el Centro y actualiza la carpeta de buzón vacía que ella creó. A continuación, utiliza CiraSync para distribuir esos contactos del buzón a los teléfonos móviles de todos los miembros del equipo. El resultado fue la sincronización automática de los contactos cada hora a lo largo del día, reflejando cualquier cambio en tiempo real.