A medida que el mundo avanza tecnológicamente, las empresas deben mantenerse a la vanguardia cuando trabajan con equipos presenciales y remotos. Sharepoint y Microsoft Teams son dos de las opciones más populares para las empresas.
Sin embargo, saber qué plataforma es la adecuada para las necesidades de su empresa puede resultar complicado sin la información adecuada.
En este artículo se analizan las diferencias entre SharePoint y Teams, sus principales características y ventajas, y cuándo utilizarlos. También exploraremos los puntos de diferenciación entre las dos plataformas y ofreceremos una comparación para ayudarle a determinar cuál es la más adecuada para usted en 2023.
¿Cuál es la diferencia entre SharePoint y Microsoft Teams?
Para simplificarlo, SharePoint es una herramienta que permite crear sitios y almacenar y compartir documentos, mientras que Microsoft Teams es una plataforma que permite gestionar documentos pero también chatear, realizar videollamadas y colaborar en proyectos.
Tanto SharePoint como Teams permiten a los usuarios integrar herramientas como Planificador, Calendarios y bibliotecas de documentos. En definitiva, SharePoint y Teams pretenden resolver los problemas de colaboración organizando la información y permitiendo que varios usuarios trabajen en el mismo documento.
SharePoint
SharePoint es un potente software web que permite a las organizaciones crear sitios internos y ofrece funciones avanzadas para organizar, crear, compartir, almacenar y acceder a contenidos. Un sitio en línea SharePoint es ideal para organizaciones que desean compartir actualizaciones internamente y gestionar información relacionada con la empresa.
Microsoft SharePoint sirve de lugar en línea donde los equipos comparten documentos, colaboran internamente en los proyectos, acceden a los documentos desde cualquier lugar y supervisan la actividad en tiempo real.
Más información: ¿Qué es SharePoint y para qué se utiliza?
Microsoft Teams
Microsoft Teams es una herramienta de trabajo en línea que permite almacenar documentos, chatear y realizar videoconferencias o reuniones en línea. Es una gran herramienta para que los equipos colaboren en proyectos, independientemente de su ubicación.
Microsoft Teams se integra con varias aplicaciones de Microsoft, como Word, Outlook y SharePoint Online, lo que lo convierte en una parte inestimable del entorno Microsoft 365.
Teams puede ser una plataforma de colaboración ideal para reunir a todo el mundo si su equipo necesita compartir archivos, documentos o materiales de forma rápida y eficaz. Con su almacenamiento seguro basado en la nube, Teams puede garantizar que todos los miembros del equipo puedan acceder a los archivos que necesitan con facilidad.
Diferencias clave entre SharePoint y Microsoft Teams
SharePoint y Teams están estrechamente relacionados con los productos de Microsoft, pero con varias diferencias. SharePoint está diseñado principalmente para crear sitios SharePoint y almacenar y compartir documentos dentro de una organización. Por otro lado, Teams es una plataforma diseñada para agilizar la comunicación en equipo y la gestión de proyectos.
Veamos un resumen de las principales diferencias entre SharePoint y Teams:
| Función / Aplicación | SharePoint | Microsoft Teams |
| Gestión de contenidos | Todos los archivos se almacenan en una biblioteca de documentos de SharePoint en varios formatos de archivo. SharePoint ofrece una pestaña de archivos, búsqueda avanzada, archivado, clasificación y recuperación de documentos. | Admite bibliotecas de archivos, carga de archivos y uso compartido de archivos con usuarios ajenos a un equipo. También admite archivos de Word, Excel, PowerPoint y Visio. |
| Gestión de proyectos | Puede compartir actualizaciones sobre comunicación empresarial, estado de proyectos y notas de reuniones, así como acceder a documentos compartidos. | Integración de Power BI, tareas y listas de tareas pendientes |
| Colaboración | Colaboración autónoma mediante tareas, coautoría de documentos, etc. | Colaboración en tiempo real con funciones de chat, audio y videoconferencia. |
| Comunicaciones | Diseñado para comunicaciones internas; ofrece páginas, páginas de noticias y comunicación rich media | Audioconferencias, videoconferencias y chat para equipos internos y externos. |
| Integración de calendario y contactos | Puede compartir calendarios y eventos con los miembros de su equipo fácilmente. Se integra con Outlook. | Cree y gestione calendarios compartidos para los miembros del equipo. |
Gestión de documentos
Al comparar SharePoint Online con Microsoft Teams, una diferencia clave radica en sus funciones de gestión de bibliotecas de documentos. Mientras que SharePoint se utiliza principalmente para el almacenamiento de documentos, Teams se centra en mejorar las bibliotecas de documentos, la gestión y el uso compartido entre grupos.
Gestión de proyectos
En cuanto a la gestión y el seguimiento de proyectos, Microsoft Teams tiene algunas ventajas específicas sobre SharePoint Online. Por ejemplo, los Grupos de Microsoft 365 forman equipos en Microsoft Teams, conectándolos automáticamente a calendarios, SharePoint y Planner.
SharePoint le permite crear una plantilla de sitio SharePoint que sirva como página de inicio interna para los equipos de proyecto. Los usuarios pueden crear un espacio de colaboración en el que los miembros del equipo pueden compartir actualizaciones sobre el estado del proyecto y notas de reuniones, así como acceder a documentos compartidos.
Colaboración
Mientras que SharePoint se centra más en compartir, almacenar y organizar documentos, Microsoft Teams se centra en la comunicación en tiempo real y la gestión de proyectos. Teams es una herramienta de colaboración todo en uno que permite programar reuniones, asignar tareas y compartir archivos.
Comunicaciones
SharePoint Online ofrece comunicaciones en forma de páginas de noticias, medios enriquecidos, etc. Microsoft Teams es un espacio de colaboración basado en chat que está diseñado para mensajería en tiempo real, llamadas de vídeo y audio y otras funciones de colaboración.
Integración de calendario y contactos
Una diferencia clave entre las dos plataformas es su enfoque de los calendarios y los contactos. Microsoft Teams permite a los usuarios crear y gestionar calendarios y contactos compartidos para los miembros del equipo, lo que facilita la programación de reuniones y el seguimiento de fechas importantes.
Por otro lado, SharePoint ofrece opciones aún más potentes para gestionar calendarios y contactos.
Tip profesional:
Tenga en cuenta que SharePoint no se sincroniza de forma nativa con otras herramientas que pueda utilizar, como ActiveCampaign o Google. Por lo tanto, no hay forma de sincronizar contactos y calendarios entre SharePoint y otras herramientas.
Para ello, sin embargo, es necesario utilizar una herramienta de terceros como CiraHub, la mejor herramienta de sincronización multidireccional para contactos y calendarios. Seleccione las herramientas que desea sincronizar multidireccionalmente con SharePoint.
SharePoint frente a Microsoft Teams: ¿Qué debería usar?
Utilice SharePoint si desea crear un sitio de equipo SharePoint y organizar documentos, crear espacios de trabajo, bibliotecas y listas. Utilice Microsoft Teams si desea una herramienta para chat, llamadas de audio/vídeo, calendarios, seguimiento de proyectos y gestión de documentos entre grupos.
SharePoint es ideal para la gestión de contenidos, la colaboración, el intercambio de archivos y la búsqueda avanzada. Mientras que Teams puede ser el mejor para la colaboración y la comunicación en tiempo real, SharePoint puede ser una mejor opción para la gestión de proyectos complejos con grandes necesidades de almacenamiento y gestión de archivos.
SharePoint Online también tiene configuraciones de permisos, como permisos para listas, bibliotecas y sitios. Con Microsoft Teams, los propietarios también pueden configurar los permisos para el acceso de invitados.
Microsoft Teams frente a SharePoint: Preguntas frecuentes
Las siguientes son algunas preguntas frecuentes sobre SharePoint y Teams:
¿Qué es mejor entre SharePoint y Teams?
SharePoint puede ser la mejor si necesita una plataforma para compartir y almacenar documentos, mientras que Teams puede ser perfecta si quiere una herramienta centrada en el trabajo en equipo para chatear, llamadas, reuniones y mucho más.
¿Se puede utilizar Microsoft Teams en lugar de SharePoint?
Tenga en cuenta que, aunque Teams puede integrarse con SharePoint, ambas plataformas tienen finalidades distintas. Microsoft Teams se centra en la comunicación y colaboración en equipo, mientras que SharePoint se utiliza principalmente para compartir y almacenar documentos.
¿Cuándo debo utilizar SharePoint, Teams y OneDrive?
Como hemos señalado anteriormente, SharePoint es más adecuado para compartir y almacenar documentos dentro de las organizaciones, mientras que Microsoft Teams es ideal para la comunicación y la colaboración en proyectos. OneDrive es un servicio de alojamiento de archivos personales de Microsoft.
Puede utilizar OneDrive para almacenar sus documentos personales, fotos y otros archivos en la nube. También le permite compartirlos con otras personas y colaborar en los contenidos.
OneDrive es ideal para uso personal. Pero si trabaja en equipo, lo mejor es que guarde sus archivos en Teams, SharePoint u Outlook.
Lo esencial
Elegir entre SharePoint o Microsoft Teams dependerá de las necesidades de su organización. Comprender las diferencias, características y casos de uso de ambas plataformas debería ayudarle a tomar una decisión informada.
La integración de ambos permite disponer de un sistema de gestión e intercambio de documentos más avanzado y completo, con funciones adicionales.
