¿Recién prueba SharePoint? ¿Alguna vez ha oido hablar de listas SharePoint y se ha preguntado qué son y cómo funcionan? Si es así, esta guía es para usted. Esta entrada del blog le proporcionará una visión general de las listas de SharePoint, incluyendo la definición, los tipos de listas disponibles, y cómo crearlas y personalizarlas.
Al final de este artículo, comprenderá qué son las listas y cómo pueden ayudarle a agilizar sus flujos de trabajo.
¿Qué es una lista de SharePoint?
Una lista de SharePoint es una tabla ajustable utilizada para almacenar información en SharePoint. Las listas también permiten organizar y compartir información, de esta forma varios usuarios pueden acceder y editar la misma lista simultáneamente.
Más allá de esta funcionalidad básica, las listas pueden personalizarse con columnas, vistas y filtros para gestionar los datos de forma más eficaz. Con los flujos de trabajo y las alertas, las listas también automatizan los procesos para mejorar la eficacia.
Tipos de listas de SharePoint
Los usuarios pueden crear tres tipos de listas en función de sus necesidades específicas. Las listas de comunicación se utilizan para compartir noticias o actualizaciones dentro de una organización.
Las listas de seguimiento pueden almacenar información sobre calendarios, tareas y encuestas. Por último, se pueden crear listas personalizadas y adaptarlas a las necesidades específicas de la empresa e incluir diversos tipos de datos.
¿Dónde puede crear una lista?
Las listas de SharePoint pueden ser creadas en múltiples ubicaciones, incluyendo sitios de equipo o sitios de comunicación. Adicionalmente, las listas de SharePoint pueden ser personalizadas y a medida de las necesidades de su negocio. Gracias a las funciones de colaboración de SharePoint, puede invitar a varios usuarios a acceder a la misma lista y a editarla de forma silmultánea.
¿Cómo crear y personalizar su lista?
Crear y personalizar una lista es esencial para optimizar la colaboración y creatividad del equipo. Al definir las columnas que quiere incluir, puede adaptar su lista a las necesidades específicas de su empresa y hacer más sencillo el seguimiento de tareas y proyectos.
Puede personalizar las listas con reglas de validación, valores por defecto y vistas para agilizar los procesos y garantizar una información precisa y actualizada.
Hemos escrito un artículo para principiantes sobre cómo crear una lista de SharePoint. Eche un vistazo para ver las instrucciones paso a paso.
¿Cómo eliminar correctamente una lista de SharePoint?
Gestionar listas y/o eliminar alguna innecesaria o desactualizada, puede ser tan importante cómo crear una. Mantener sus listas organizadas y actualizadas puede ayudarle a mejorar la colaboración y productividad dentro de su organización.
Consulte nuestro completo tutorial sobre cómo eliminar una lista de SharePoint para conocer el paso a paso.
4 formas de trabajar con listas de SharePoint
Cuando se trata de trabajar con listas de SharePoint, usted tiene múltiples opciones a su disposición. Crear y personalizar una nueva lista para satisfacer necesidades específicas es una de ellas. Esto puede hacerse definiendo columnas, estableciendo reglas de validación, y configurando valores por defecto.
Otra forma es importar datos de otras fuentes a su lista, lo que le ahorrará tiempo y esfuerzo a la hora de mantenerla actualizada. Incluso puede usar filtros y clasificar opciones para encontrar elementos específicos dentro de las listas de SharePoint. Estas funcionalidades son especialmente útiles para trabajar con un gran conjunto de datos.
1. Siga versiones e historiales.
Las listas de SharePoint son potentes herramientas para gestionar datos, y una de las características que la hace tan valiosa es la posibilidad de realizar un seguimiento de las versiones y del historial. Esta funcionalidad permite a los usuarios ver los cambios realizados en elementos específicos de una lista, incluyendo quién los hizo y cuándo.
Es una función increíblemente útil para auditar y garantizar la exactitud de los datos. Con unos pocos clics, puede verificar cualquier modificación de su lista de artículos y mantener el control sobre sus datos.
2. Establecer y personalizar permisos
Establecer y personalizar los permisos es fundamental para gestionar las listas. Los permisos determinan quién puede acceder a la lista y editarla, así como su nivel de acceso. Al establecer permisos para individuos o grupos, tiene la posibilidad de controlar quién puede ver, editar o contribuir a su lista.
La personalización de los permisos le permite conceder niveles de acceso específicos a distintos grupos o individuos, en función de sus funciones organizativas.
Asegúrese de considerar cuidadosamente quién tiene acceso y con que nivel de acceso cuando configure una lista, de esta forma podrá garantizar que la información confidencial está protegida y que los derechos de edición sólo se conceden al personal autorizado.
3. Exigir la aprobación del contenido
Mantener la integridad de los datos es crucial para las organizaciones, especialmente cuando se trata de información sensible. La función de aprobación de contenidos dentro de las listas de SharePoint proporciona un control adicional sobre el contenido.
Las personas designadas deben aprobar cualquier cambio en los elementos de la lista antes de su publicación. Con esta herramienta, las organizaciones pueden prevenir cambios no autorizados a sus listas, contribuyendo en última instancia a mejorar las prácticas de gestión de datos.
4. Crear y administrar vistas en listas de SharePoint
La creación y gestión de vistas es vital para mejorar la productividad cuando se trabaja con listas de SharePoint. Las vistas permiten filtrar, ordenar y agrupar los datos de las listas, lo que facilita el acceso a la información relevante.
Puede crear vistas personalizadas basadas en criterios predefinidos o utilizar filtros y opciones de clasificación.
Si gestiona eficazmente las vistas de sus listas, se asegurará de que los miembros del equipo tengan fácil acceso a la información que necesitan, reduciendo el tiempo dedicado a buscar datos y mejorando la colaboración.
Añadir y editar elementos en una lista de SharePoint
Cuando se trata de añadir elementos de lista en SharePoint, puede añadir elementos individuales en la vista de lista o varios elementos en la vista de cuadrícula.
Puede añadir un único elemento de lista en los siguientes pasos:
- Vaya al sitio que contiene la lista en la que desea añadir un elemento.
- Encima de la lista, haga clic en «+ Nuevo» o «+ Nuevo elemento». Se abrirá una nueva ventana.
- Introduzca la información de su nuevo elemento de la lista.
- Haga clic en «Guardar».
Puede añadir varios elementos a la lista en los siguientes pasos:
- Vaya al sitio que contiene la lista en la que desea añadir un elemento
- Encima de la lista, haga clic en «Editar en vista de lista».
- Introduzca la información de su nuevo elemento de la lista.
- Haga clic en «Guardar» y salga de la vista en cuadrícula.
Puede editar un elemento de la lista existente en los siguientes pasos:
- Navegue hasta el sitio SharePoint que contiene la lista en la que desea editar un elemento
- Seleccione el nombre o título de la lista
- Haga clic en el círculo situado junto al elemento que desea editar, pulse el botón derecho del ratón y, a continuación, seleccione en el menú desplegable.
- En el elemento de la lista, edite la información que desea modificar.
- Haga clic en «Guardar».
Añadir y dar formato a columnas en listas de SharePoint
Al crear listas de SharePoint, es fundamental conocer los distintos tipos de columnas disponibles para organizar los datos. Los tipos de columnas en SharePoint incluyen:
- Una sola línea de texto
- Varias líneas de texto
- Número
- Elección
- Fecha y hora
- Persona o grupo
- Hiperenlace
- Moneda
- Imagen
- Metadatos gestionados
Cada tipo tiene un propósito específico y puede ayudarle a organizar mejor sus datos dentro de la lista. Se pueden añadir a las columnas valores de validación, predeterminados y calculados personalizados para garantizar la precisión de los datos y mejorar la productividad.
Tenga en cuenta que, a la hora de dar formato a las columnas de una lista, lo mejor es organizarlas de una manera lógica e intuitiva que tenga sentido para las necesidades de su equipo.
Organización de elementos en listas de SharePoint
Ordenar, filtrar y agrupar elementos en las listas de SharePoint es fundamental para una gestión eficaz. Puede utilizar la función de ordenación para reordenar los datos en función de criterios específicos, como el orden alfabético o la fecha.
Filtrar elementos aplicando criterios predefinidos, como intervalos de fechas o palabras clave específicas, puede ayudar a acotar los resultados. La agrupación de elementos por atributos comunes puede proporcionar información sobre tendencias y patrones en los datos. Además, las columnas calculadas pueden utilizarse para realizar cálculos sobre los elementos de una lista para un análisis más avanzado.
Cómo añadir una lista a una página SharePoint
Los usuarios pueden acceder a los datos que necesiten, añadiendo listas a las páginas de SharePoint sin necesidad de navegar en múltiples pantallas. Esta función es especialmente útil cuando se manejan grandes volúmenes de datos.
Añadir una lista a una página de SharePoint también es una forma efectiva de racionalizar flujos de trabajo y mejorar la colaboración dentro de su organizzación.
Puede añadir una lista a un sitio de SharePoint siguiendo los siguientes pasos:
- Dirijase a la colección de sitios donde desea crear la lista.
- Haga clic en el icono de engranaje ubicado en la esquina superior derecha y seleccione «Contenido del sitio».
- Seleccione “+ Nuevo”, y elija “Lista.”
- Agregue el nombre para su nueva lista.
- Añada una descripción para su nueva lista (opcional).
- Haga clic en «Crear».
Copia de seguridad y restauración de elementos en SharePoint.
Realizar copias de seguridad y restaurar elementos de una lista en SharePoint es esencial para mantener la integridad de los datos y prevenir la pérdida de información esencial.
Las copias de seguridad periódicas pueden ayudar a recuperar rápidamente elementos pérdidos o eliminados, ahorrando así tiempo y recursos.
Llevar un registro de los cambios realizados a los elementos de la lista, asi como la frecuencia de las copias de seguridad es crucial para garanizar que los datos esenciales no se pierdan para siempre. Al realizar copias de seguridad regularmente, los usuarios pueden asegurar la continuidad de la empresa aún cuando sucedan eventos inesperados.
Cómo organizar una lista en un sitio SharePoint
A medida que crece una lista de SharePoint, puede resultar cada vez más difícil mantener los elementos organizados. Afortunadamente, existen múltiples formas de mantener su lista manejable y fácil de navegar.
Las columnas son una excelente herramienta para clasificar los elementos en grupos, por ejemplo, por departamentos o proyectos. Las vistas permiten filtrar y clasificar los elementos en función a criterios específicos como la fecha o el estado, lo que facilita la búsqueda rápida de lo que se necesita.
Además de las columnas y las vistas, puede utilizar filtros para limitar la información mostrada, de modo que sólo vea los elementos relevantes. También puede añadir metadatos, que proporcionan un contexto adicional para cada elemento de una lista.
Para llevar
Las listas de SharePoint ofrecen varias ventajas a las empresas que buscan agilizar los procesos y mejorar la colaboración en equipo. Las listas ayudan a garantizar la exactitud y el orden de los datos proporcionando acceso en tiempo real y actualizaciones de la información. Funciones personalizables como la clasificación, el filtrado y la búsqueda hacen más accesible la gestión de grandes cantidades de información.
Preguntas frecuentes sobre las listas de SharePoint
Cuando se trata de listas, los principiantes pueden plantearse muchas preguntas. Veamos algunas a continuación:
¿Para que sirve una lista en SharePoint?
En SharePoint, una lista es usada para almacenar y organizar datos de una manera estructurada. Las listas pueden personalizarse con columnas, vistas y formularios para satisfacer necesidades empresariales específicas. Pueden ser usadas para varios propósitos, tales como, seguimiento de tareas, gestión de contactos, u organización de eventos.
¿Cuál es la diferencia entre SharePoint y una lista de SharePoint?
SharePoint es una plataforma de colaboración y gestión de documentos, mientras que una lista es una funcionalidad específica dentro de la plataforma para la gestión de datos.
Una lista de SharePoint es esencialmente una colección de elementos de datos que pueden clasificarse, filtrarse y verse de diferentes formas para ayudar a gestionar la información y hacerla más accesible para los miembros de los equipos.
¿Cuál es la diferencia entre una lista de SharePoint y una carpeta?
La principal diferencia entre una lista de SharePoint y una carpeta es que una lista es una colección de datos que se pueden personalizar y organizar de diferentes maneras.
En cambio, una carpeta es una manera simple de organizar archivos dentro de una biblioteca de documentos o una estructura de carpetas. A diferencia de las carpetas, las listas de SharePoint ofrecen funciones avanzadas como la clasificación, el filtrado y las vistas personalizadas.
¿Cómo se almacenan los datos de las listas de SharePoint?
Los datos de las listas de SharePoint se almacenan en el sitio de equipo asociado. Las aplicaciones SharePoint Server 2016 y Server 2019 se basan en el motor de base de datos SQL Server.
Los datos de la lista se almacenan en una base de datos SQL Server, y cada elemento de la lista se representa como una fila en la tabla.
¿Es una lista de SharePoint una base de datos?
Una lista de SharePoint no es una base de datos tradicional. Sin embargo, puede almacenar y gestionar datos de forma eficaz. Tiene columnas y filas similares a las de una tabla de base de datos, pero ofrece funciones adicionales como flujos de trabajo y alertas.
Además, las listas suelen utilizarse para tareas sencillas de seguimiento de datos y no para aplicaciones complejas de bases de datos. Así que, aunque no sustituyan a una base de datos propiamente dicha, pueden ser una herramienta valiosa para gestionar y organizar la información en un entorno de colaboración.
¿Se puede crear una carpeta en una lista de SharePoint?
No es posible crear una carpeta directamente en una lista de SharePoint. Sin embargo, puede utilizar metadatos y vistas para organizar y filtrar los elementos de la lista.
Otra opción es crear listas separadas para los elementos relacionados y utilizar columnas de búsqueda para conectarlos. Si necesita almacenar archivos y carpetas en SharePoint, considere la posibilidad de utilizar bibliotecas de documentos.
¿Son privadas las listas de SharePoint?
Las listas de SharePoint pueden ser privadas o pueden compartirse con personas o grupos específicos. Al crear una nueva lista, puede hacerla privada o pública. Las listas sólo son accesibles a aquellos a los que el propietario haya concedido permiso.
Es esencial considerar cuidadosamente los niveles de acceso de sus listas para mantener la seguridad y privacidad de los datos. Asegurándose que sólo las personas autorizadas tiengan acceso a la información sensible, ayuda a salvaguardar los datos confidenciales de su organización.
¿Se pueden realizar búsquedas en una lista de SharePoint?
Sí, en una lista de SharePoint se pueden realizar búsquedas. Puede encontrar fácilmente elementos específicos utilizando el cuadro de búsqueda de la barra de título situada en la parte superior de la aplicación SharePoint o de listas. También puede filtrar y ordenar la lista en función de distintos criterios para ayudar a acotar los resultados de su búsqueda.
SharePoint también permite crear vistas personalizadas que muestren sólo determinados elementos en función de condiciones específicas, lo que facilita aún más la búsqueda de lo que se necesita en la lista.
¿Quén puede editar una lista de SharePoint?
El propietario de una lista tendrá plenos privilegios de edición, al igual que los usuarios con los permisos y derechos de acceso adecuados.
Dependiendo de la configuración, otros usuarios podrán ver o contribuir a la lista sin editarla. Establecer niveles de permiso y derechos de acceso es crucial para salvaguardar la seguridad e integridad de los datos.
¿Cómo puedo compartir una lista de SharePoint?
Puede compartir su lista, o elementos de ella, con personas específicas que tengan acceso a su sitio de SharePoint. Debe seleccionar la lista o el elemento que desea compartir y utilizar el botón «Compartir».
Después tendrá que elegir a las personas con las que desea compartirla, buscando sus nombres y compartiéndola con ellas. Sus destinatarios recibirán una invitación por correo electrónico para acceder a su lista o elemento de esta.
