Si su organización usa SharePoint y apuesta por el trabajo en equipo y la colaboración, entonces necesitará ver cómo un flujo de trabajo puede mejorar todo.
Los flujos de trabajo automatizan los procesos de los negocios, mejoran la eficiencia, y promueven el trabajo en equipo y la comunicación.
Pero no se preocupe; intentaremos explicar de una forma muy sencilla cuestiones de SharePoint que pueden ser un poco abrumadoras.
En esta guía, aprenderá qué es un flujo de trabajo de SharePoint, sus distintos tipos, cómo crearlos, y cómo añadir un flujo de trabajo a una lista o biblioteca.
Esta es la guía perfecta para principiantes, así que empecemos.
¿Qué son los flujos de trabajo de SharePoint?
Los flujos de trabajo de SharePoint son una funcionalidad de Microsoft SharePoint que permite a las organizaciones automatizar y agilizar los procesos de los negocios. Dicho de forma simple, un flujo de trabajo ayuda a los negocios a hacer cosas de forma automatizada y de una forma más organizada. Es como tener un ayudante robot que sigue una serie de pasos o tareas para hacer las cosas.
¿Por qué es necesario crear flujos de trabajo de SharePoint?
Antes de explicarlo, veamos cómo funciona un flujo de trabajo en la vida cotidiana. Piense, por ejemplo, en cuando pide comida por Internet.
Con un flujo de trabajo automatizado, el proceso sería más o menos así:
Usted introduce su pedido y los datos de pago; su pedido se envía al restaurante; el restaurante confirma la recepción y prepara su pedido; el restaurante le entrega su comida.
Gracias a esta automatización, no tiene que ir al restaurante y ahorra tiempo.
Veamos ahora un escenario empresarial.
Imagina que tiene una gran pila de papeles que deben ser aprobados por distintas personas. En lugar de dar vueltas y entregar cada papel a la persona adecuada, los flujos de trabajo de SharePoint pueden hacerlo por usted. Usted le dice al programa quién tiene que aprobar qué, y él envía automáticamente cada documento a la persona adecuada en el momento oportuno.
La creación de flujos de trabajo en SharePoint ayuda a las empresas a automatizar procesos, aumentar la eficacia, garantizar la coherencia y la precisión, reducir errores y mejorar la colaboración y la comunicación entre los miembros del equipo.
Los flujos de trabajo son esenciales para agilizar la realización de tareas y aumentar la productividad.
¿Quién puede crear un flujo de trabajo en SharePoint?
Cualquiera con el permiso adecuado puede crear un flujo de trabajo en SharePoint, pero normalmente lo hacen los propietarios de sitios, administradores o usuarios con permisos elevados.
Sin embargo, es crucial conocer a fondo el proceso empresarial. Por suerte, SharePoint ofrece plantillas y herramientas que permiten a los usuarios crear flujos de trabajo sin necesidad de tener experiencia avanzada en IT.
Pasos para crear un flujo de trabajo en SharePoint
Como se ha mencionado, el primer paso para crear un flujo de trabajo de SharePoint es definir su propósito y objetivos. A continuación, identifique las tareas y acciones necesarias para llevarlas a cabo.
Puede utilizar las siguientes preguntas para definir los requisitos de su flujo de trabajo:
- ¿Qué tipos de usuarios participarán en el flujo de trabajo?
- ¿Hay consideraciones de privacidad en el proceso?
- ¿Se necesitarían permisos?
- ¿Qué documentos se utilizan en el proceso?
- ¿Algún proceso relacionado?
- ¿Qué puntos débiles debe resolver el flujo de trabajo?
Una vez que haya respondido las preguntas anteriores, podrá crear o añadir un flujo de trabajo a su lista o biblioteca de documentos de SharePoint.
Cómo crear o añadir un flujo de trabajo a una lista o biblioteca
Si desea crear un flujo de trabajo de SharePoint para una lista o biblioteca de documentos dentro de su sitio de SharePoint o entorno Online, siga estos sencillos pasos:
- Seleccione la lista o biblioteca de SharePoint en la que desea crear un flujo de trabajo.
- Seleccione Power Automate en la opción «Automatizar» de la barra de comandos.
- Haga clic en «Crear un flujo».
- Elija la plantilla de flujo que desee en el panel derecho.
- Conecte su lista o biblioteca de SharePoint a Power Automate.
- Elija entre las opciones el flujo de trabajo que mejor se adapte a sus necesidades.
- Incluya las etapas, acciones y condiciones del flujo de trabajo.
- Pruebe su flujo de trabajo y publíquelo para que otros usuarios puedan acceder a él.
Flujos de trabajo predeterminados en Sharepoint
Siempre es bueno proporcionar plantillas o elementos predeterminados a los clientes, y Microsoft lo entiende.
Los flujos de trabajo predeterminados de SharePoint en los servidores SharePoint Standard y Enterprise incluyen Aprobación, Recopilar comentarios, Recopilar firmas, Tres estados y aprobación de publicación.
Veamos ahora con más detalle estos flujos de trabajo predeterminados de SharePoint.
Flujo de trabajo aprobación
Un flujo de trabajo de aprobación en SharePoint está diseñado para gestionar aprobaciones de documentos, formularios o elementos. Puede personalizar estos flujos de trabajo para adaptarlos a las necesidades de su organización y reducir los errores automatizando las solicitudes de aprobación y las notificaciones.
Los usuarios pueden utilizar la página estado del flujo de trabajo en SharePoint Online para seguir el progreso de sus tareas del flujo de trabajo, que recapitula todas las instrucciones de tareas actuales asignadas a aprobadores, propietarios o participantes relacionados.
El flujo de trabajo de aprobación es la gestión de flujo de trabajo más común en SharePoint, y estamos seguros de que a usted también le gustará.
Flujo de trabajo recolectar comentarios
El flujo de trabajo recopilar comentarios permite a los miembros del equipo proporcionar comentarios antes de finalizar un documento o elemento.
El equipo puede personalizar este flujo de trabajo predeterminado con revisores y plazos de respuesta específicos. Tras recibir todos los comentarios, el flujo de trabajo dirige automáticamente el documento al paso sucesivo del proceso de aprobación.
Esta herramienta de flujo de trabajo permite a las empresas simplificar la colaboración y aprovechar eficazmente la experiencia de todos.
Recopilar firmas
Recopilar firmas digitales puede ser tedioso y llevar mucho tiempo, pero no con el flujo de trabajo recopilar firmas de SharePoint. Este flujo de trabajo agiliza el proceso de aprobación de contratos o documentos legales proporcionando instrucciones y plazos específicos para cada solicitud de firma.
Los recordatorios automáticos garantizan que los firmantes completen sus firmas a tiempo para que el documento pueda pasar al siguiente paso sin retrasos.
Tres estados
Hablemos de otro flujo de trabajo predeterminado en SharePoint: Tres Estados.
Gestiona eficazmente las aprobaciones de documentos y los comentarios. El flujo de trabajo de tres estados en SharePoint es perfecto para el seguimiento de tareas o aprobaciones que requieren múltiples pasos o etapas.
Permite seguir el estado de un elemento de la lista o de un documento mediante una secuencia personalizable de tareas (por ejemplo, «En curso», «Completado» y «Cancelado»). Además de controlar su estado, este flujo de trabajo notifica a los participantes cuándo se necesita su aporte.
Los usuarios pueden incluir opiniones y comentarios durante este proceso de revisión con fines de colaboración.
Aprobación de publicación
Garantizar que sólo se publica contenido preciso y de alta calidad en su sitio de SharePoint es fácil con el flujo de trabajo de aprobación de publicación.
Gracias a este flujo de trabajo, puede gestionar el proceso de aprobación de la publicación de páginas y documentos enviando el contenido a los aprobadores designados para su revisión. Con la posibilidad de hacer comentarios o rechazar contenidos según sea necesario, los responsables de la aprobación pueden asegurarse de que cualquier contenido publicado cumple unas normas de calidad específicas.
Recuerde que siempre puede crear flujos de trabajo personalizados más complejos con herramientas como SharePoint designer.
Cómo iniciar un flujo de trabajo en un documento/artículo
Seleccione el flujo de trabajo deseado de la lista para iniciar un flujo de trabajo de SharePoint en cualquier documento o elemento. El flujo de trabajo seleccionado se iniciará según la secuencia de pasos definida, como el envío de una notificación por correo electrónico o la puesta en marcha del proceso de aprobación.
Esto se puede hacer a través de herramientas adicionales de flujo de trabajo como Microsoft Flow, Power Automate o SharePoint Designer.
Asegúrese de que los criterios para iniciar estos flujos de trabajo se ajustan a sus procesos y objetivos empresariales para mejorar la eficacia de la organización.
Modificación de un flujo de trabajo en curso
La configuración de su flujo de trabajo será su aliado si desea modificar los pasos.
Al modificar un flujo de trabajo en curso, es crucial actuar con cautela y evitar cambiar cualquier cosa que pueda desencadenar consecuencias no deseadas.
Comunique cualquier cambio al equipo que trabaja en el flujo de trabajo para mantener la eficacia organizativa.
Además, guarde una copia de seguridad del flujo de trabajo original y pruebe a fondo las modificaciones antes de aplicarlas. Evalúe constantemente el impacto de cualquier cambio en las tareas y flujos de trabajo actuales antes de proceder.
Seguimiento del estado de los flujos de trabajo
La gestión del flujo de trabajo requiere un seguimiento periódico de su estado.
SharePoint ofrece herramientas como notificaciones por correo electrónico y listas de tareas que permiten supervisar el progreso del flujo de trabajo sin esfuerzo. También puede crear cuadros de mando o informes para evaluar el rendimiento e identificar problemas.
Conclusión
Un flujo de trabajo de SharePoint puede mejorar significativamente su productividad. Al automatizar procesos que de otro modo requerirían intervención manual, los flujos de trabajo de SharePoint le permiten centrarse en tareas más críticas y mejorar la calidad de su trabajo.
Nuestra completa guía abarca desde los conceptos básicos de los flujos de trabajo hasta su creación y gestión en SharePoint.
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