Comment configurer SharePoint pour votre organisation

Grâce à son interface intuitive et conviviale, la configuration de SharePoint est facile pour tout le monde, quelle que soit votre compétence informatique. Les utilisateurs peuvent suivre les étapes suivantes à partir de Microsoft pour le configurer pour leur organisation :

Création d’un site

Sélectionnez + Créer un site sur la page de démarrage de SharePoint
Depuis l’assistant, choisissez si vous souhaitez créer un Site d’équipe ou un Site de communication
Saisissez un nom (et une description, si vous le souhaitez) pour le site
Vous pouvez sélectionner Modifier, puis modifier l’adresse e-mail du groupe ou l’adresse du site si vous le souhaitez.

Remarque : les seuls symboles autorisés dans l’adresse du site sont les traits de soulignement, les tirets, les guillemets simples et les points, et ne peuvent pas commencer ou se terminer par un point.

Choisissez un niveau de sensibilité pour les informations de votre site
Sélectionnez si le groupe sera public ou privé (si vous créez un site d’équipe)
Sélectionnez une langue par défaut pour votre site, puis cliquez sur Suivant
Dans le volet suivant, entrez les propriétaires et les membres
Sélectionnez Terminer

Un site SharePoint moderne est créé et prêt à être utilisé en quelques secondes. Si vous avez sélectionné un Site d’équipe, un groupe Microsoft 365 sera également créé.

Ajouter une liste ou une bibliothèque de documents

Ouvrez le site où vous souhaitez ajouter la liste ou la bibliothèque
Sélectionnez Nouveau
Sélectionnez Liste ou Bibliothèque de documents
Dans le volet Créer
Tapez un nom pour la liste ou la bibliothèque (et une description, si vous le souhaitez)
Sélectionnez Créer

Utilisez des filtres pour modifier ce que vous voyez

Accédez à une liste ou une bibliothèque que vous souhaitez filtrer
Sélectionnez Ouvrir le volet des filtres
Sélectionnez la manière dont vous souhaitez filtrer votre liste ou votre bibliothèque parmi les options disponibles

Voici quelques-unes des meilleures pratiques de Microsoft pour la configuration des sites d’accueil SharePoint :

Le site doit être inclusif et facilement accessible sur tous les appareils
Envisagez d’inclure des langues supplémentaires pour plus de diversité
Le site d’accueil sera consulté par un grand nombre d’utilisateurs. Assurez-vous de gérer les performances du site tout au long des phases de planification et de construction
Les liens dans la navigation du site d’accueil peuvent diriger les utilisateurs vers d’autres contenus. De plus, la navigation globale peut être utilisée pour diriger les utilisateurs vers des ressources et des portails universellement utilisés
Assurez-vous que le site d’accueil est détectable en ajoutant un point d’entrée au lanceur d’applications Microsoft 365 et un lien en vedette sur la page de démarrage de SharePoint
Les nouvelles publiées à partir du site d’accueil doivent être pertinentes pour l’ensemble de l’organisation

Configuration du partage de contacts et de calendrier sur SharePoint

La configuration de SharePoint peut être effectuée sans être expert en informatique car c’est conçu pour être convivial et intuitif. Tout ce dont vous avez besoin pour accéder à Microsoft SharePoint est un navigateur compatible, tel que Microsoft Edge, Google Chrome ou Mozilla Firefox.

Pour configurer une liste de contacts partagée sur SharePoint, un utilisateur devra ajouter un nouveau dossier de contacts sur son client Outlook. Après avoir chargé SharePoint, ils devront accéder à la liste de contacts, développer l’onglet « Liste » dans le ruban, et choisir « Se connecter à Outlook ». Les utilisateurs devront autoriser le site Web à ouvrir un programme sur leur ordinateur et confirmer « Oui ‘ lorsqu’Outlook vous demande : ‘Connecter cette liste de contacts SharePoint à Outlook ?’ La liste de contacts apparaît sous ‘Autres contacts’ dans la fenêtre Contacts du client Outlook.

Pour configurer un calendrier partagé, un utilisateur devra choisir le calendrier qu’il souhaite modifier dans le volet de ‘lancement rapide’ de SharePoint. Ensuite, l’utilisateur devra sélectionner Calendrier pour afficher un ruban masqué. Après avoir ouvert le ruban, l’utilisateur trouvera l’option d’envoyer un lien par e-mail à d’autres pour partager le calendrier.

Synchroniser les contacts et les calendriers avec CiraHub

Pour synchroniser des contacts ou des calendriers SharePoint à l’aide de CiraHub, un utilisateur doit démarrer un processus de configuration Hub & Spoke. Il y ajoutera des Spokes pour les contacts provenant de plusieurs sources à un Hub à l’aide des informations d’identification respectives. Les Spokes peuvent être différentes sources SharePoint ou une source de contact SharePoint, des dossiers publics, des boîtes aux lettres utilisateurs et des sources CRM (Salesforce, Pipedrive, ActiveCampaign, HubSpot, ou Procore).

Ensuite, l’utilisateur devra activer une synchronisation bidirectionnelle dans les paramètres du Spoke sur CiraHub et cliquer sur « Sync Now » pour activer la synchronisation bidirectionnelle. CiraHub mettra périodiquement à jour les contacts dans plusieurs sources, garantissant que les données restent cohérentes dans toutes les sources sans doublons. Les utilisateurs peuvent ajouter autant de Spokes que nécessaire pour inclure plus de sources de contact ou détacher des Spokes pour supprimer toutes les données liées au Spoke détaché. Étant donné que les mises à jour des contacts sont automatiques, CiraHub élimine le besoin d’ajouts manuels de contacts.