SharePoint es una potente herramienta que muchas organizaciones utilizan para gestionar sus documentos y colaborar con sus equipos. Comprender cómo funcionan los permisos de SharePoint es crucial para mantener la seguridad de los datos.
Esta entrada del blog cubrirá todo lo que necesita saber acerca de los permisos de SharePoint. Desde la comprensión de los niveles de permiso hasta la gestión de permisos en sitios de equipo y comunicación, lo tenemos cubierto.
¿Qué son los permisos de SharePoint?
Los permisos de SharePoint controlan qué usuarios, grupos o sitios pueden acceder a recursos específicos dentro de SharePoint. Al conceder el nivel de acceso adecuado, las organizaciones pueden proteger la información confidencial de accesos no autorizados y garantizar que los miembros del equipo tengan el acceso necesario para desempeñar sus funciones laborales.
Niveles predeterminados de permisos de SharePoint
SharePoint Online ofrece diferentes niveles de permiso para dar a los usuarios un control de acceso adecuado. Control total, acceso limitado, vista restringida, diseñar, contribuir, editar y leer son algunos de los niveles de permiso que debe conocer. Echemos un vistazo más de cerca a los distintos niveles de permiso de SharePoint a continuación.
Full Control
El nivel más alto de permiso en SharePoint Online es el control total, que permite a los usuarios realizar todas las acciones en un sitio, incluida la gestión de permisos y la eliminación de todo el sitio.
Es fundamental restringir este nivel de acceso sólo a personas de confianza que lo necesiten para su trabajo, ya que podría tener consecuencias importantes si se utiliza de forma indebida. Por lo general, no se debe conceder el control total a los usuarios habituales ni a los socios externos.
Acceso limitado
El acceso limitado permite a los usuarios acceder a un elemento o documento específico dentro de un sitio o biblioteca. Sin embargo, los usuarios con acceso limitado no pueden ver todo el sitio o la biblioteca, pero pueden realizar acciones específicas en el elemento al que tienen acceso.
El acceso limitado puede ser útil en situaciones en las que desee compartir un documento específico con alguien sin concederle acceso a otros documentos o información confidencial.
Vista restringida
La vista restringida permite a los usuarios ver elementos y páginas, pero no editarlos ni eliminarlos.
Esto es útil para asegurar información sensible mientras se permite a ciertos usuarios verla. Los usuarios de vista restringida también pueden añadir comentarios y anotaciones a los elementos que pueden ver, lo que facilita la colaboración mientras se mantiene el control sobre la información.
Diseño
El nivel de permiso Diseño permite a los usuarios ver y editar páginas, crear nuevos subsitios y modificar los diseños de sitios existentes.
El permiso de diseño es especialmente útil para los equipos que colaboran en proyectos y realizan cambios en el diseño y la funcionalidad del sitio. Sin embargo, es esencial asignar este nivel de permiso sólo a usuarios de confianza que conozcan bien SharePoint y sus funciones.
Contribuir
Contribuir permite a los usuarios añadir, editar y eliminar elementos de una lista o biblioteca, así como añadir, eliminar o modificar elementos web personales. Este permiso suele asignarse a los miembros de un equipo que necesitan colaborar en documentos o proyectos específicos.
Debe considerar cuidadosamente a quién otorga este nivel de permiso, ya que tendrá un control significativo sobre el contenido de sus listas o bibliotecas de SharePoint.
Editar
Este permiso permite a los usuarios crear, editar y eliminar elementos dentro del sitio. Suele entregarse a creadores de contenidos o jefes de equipo que necesitan modificar documentos o páginas vitales. Además de editar contenidos, los usuarios con permiso de Edición también pueden gestionar listas y bibliotecas dentro del sitio. Sin embargo, no pueden modificar la configuración del sitio.
Leer
El nivel de permiso de lectura en SharePoint Online permite a los usuarios ver el contenido de un sitio o lista sin poder realizar ningún cambio. Este nivel es ideal para usuarios que sólo necesitan leer o revisar contenidos, como informes o anuncios.
En función de las necesidades de los usuarios, el acceso de lectura puede concederse tanto a nivel de sitio como de elemento individual. El uso eficaz del nivel de permiso de lectura garantiza que sus contenidos permanezcan seguros y que sólo puedan acceder a ellos quienes dispongan de la autorización adecuada.
Permisos de sitio de equipo frente a permisos de sitio de comunicación en SharePoint
Los permisos de los sitios de equipo de SharePoint se centran en la colaboración dentro de un equipo o grupo. Los permisos de los sitios de equipo suelen ser granulares y específicos, lo que permite un control de acceso más preciso.
Por otro lado, los permisos de los sitios de comunicación están orientados a difundir información a un público amplio. Los permisos del sitio de comunicación pueden incluir opciones de segmentación del público para garantizar que determinados grupos sólo vean contenidos específicos.
Más información: Sitio de equipo vs. Sitio de comunicación en SharePoint: ¿Cuál es la diferencia?
Permisos de listas de SharePoint
En el caso de los permisos de lista de SharePoint, puede conceder y revocar permisos a nivel de lista para controlar qué usuarios o grupos pueden ver, editar o eliminar datos.
Los siguientes permisos están disponibles para las listas en SharePoint:
| Permiso | Función(es) |
| Gestión de listas | Crear y eliminar listas en SharePoint. Añadir o eliminar columnas de las listas. Añadir o eliminar vistas públicas de una lista. |
| Ver artículos | Ver elementos de listas en sitios SharePoint y ver documentos en bibliotecas de documentos. |
| Eliminar elementos | Eliminar elementos de listas en SharePoint y eliminar documentos de bibliotecas de documentos. |
| Aprobar artículos | Aprobar una versión menor de elementos de listas o documentos de SharePoint. |
| Añadir artículos | Añadir nuevos elementos a las listas de SharePoint y añadir documentos a las bibliotecas de documentos. |
| Anular comportamientos de la lista | Descartar o registrar los documentos entregados a otros usuarios. Cambiar o anular la configuración que permite a los usuarios leer/editar sólo sus propios elementos. |
| Ver versiones | Ver versiones de listas en SharePoint |
| Borrar versiones | Eliminar versiones de listas en SharePoint |
| Crear alertas | Configuración de alertas para listas de SharePoint |
| Partidas abiertas | Ver la fuente de un documento |
| Ver las páginas de solicitud | Ver formularios, vistas y páginas de aplicación. |
Más información: ¿Cómo crear una lista de SharePoint y utilizarla para su negocio?
Permisos de grupo de SharePoint
Los grupos de SharePoint son una excelente forma de gestionar los permisos de varios usuarios a la vez. Estos grupos permiten agrupar a los usuarios en función de sus necesidades de departamento, función o proyecto y asignarles los permisos adecuados.
SharePoint también permite grupos anidados, donde un grupo puede ser miembro de otro grupo.
Los siguientes permisos están disponibles para los grupos en SharePoint:
| Nombre de grupo | Nivel de permisos | Función(es) |
| Miembros | Editar | Editar permisos para sitios completos de SharePoint. |
| Propietario | Control total | Permisos de control total para sitios completos de SharePoint. |
| Visitante | Leer | Permisos de sólo lectura para sitios SharePoint. |
| Visor | Ver | Ver Sólo permisos para sitios completos de SharePoint. |
Preguntas frecuentes sobre los permisos de SharePoint
Los permisos de SharePoint desempeñan un papel crucial a la hora de mantener el control de acceso y garantizar la seguridad de los datos valiosos. Puede conceder o revocar permisos a usuarios o grupos en función de sus funciones en cualquier momento. Las siguientes son preguntas frecuentes relacionadas con los permisos en SharePoint Online:
¿Cómo funcionan los permisos de SharePoint?
SharePoint Online utiliza una combinación de herencia y permisos únicos para gestionar los permisos en distintos niveles. Esto significa que determinados permisos pueden heredarse de niveles superiores, mientras que otros pueden ser exclusivos de determinados elementos o listas.
Herencia significa que cuando asigna permisos a un nivel alto (como una colección de sitios o un sitio), esos permisos son heredados automáticamente por todos los elementos de nivel inferior (como listas o bibliotecas) que se encuentran debajo.
Si desea asignar permisos únicos a un elemento u objeto de nivel inferior, puede romper la herencia y asignarlos por separado.
¿Cómo se establecen los permisos en SharePoint?
Establecer permisos en SharePoint implica identificar a los usuarios o grupos que requieren acceso a los recursos y asignarles los niveles de permiso apropiados. De este modo, puede asegurarse de que sólo los usuarios autorizados pueden acceder a la información confidencial.
SharePoint ofrece niveles de permiso que van desde el control total hasta el acceso de sólo lectura, que pueden personalizarse para satisfacer las necesidades de su organización.
¿Cuántos niveles de permisos tiene SharePoint?
SharePoint tiene tres niveles de permisos: nivel de sitio, nivel de lista o biblioteca y nivel de elemento o carpeta.
Cada nivel de permiso puede personalizarse para permitir o restringir acciones específicas como ver, editar o borrar contenidos. Los propietarios de los sitios tienen el control sobre la asignación de permisos a usuarios individuales o grupos de usuarios para gestionar el acceso a diferentes partes del sitio.
¿Cuáles son algunas de las mejores prácticas para gestionar los permisos de SharePoint?
Cuando se trata de gestionar los permisos de SharePoint, varias prácticas recomendadas pueden ayudar a garantizar que su sistema siga siendo seguro y eficiente.
Una práctica clave es revisar y actualizar periódicamente los niveles de permisos para que sólo determinadas personas puedan acceder a la información sensible. La asignación de permisos en función de las funciones y responsabilidades del puesto ayudará a simplificar la gestión de permisos. El uso de grupos de SharePoint puede agilizar aún más este proceso.
Para asegurarse de que todos los miembros de su organización entienden cómo utilizar los permisos correctamente, es fundamental documentar su estructura de permisos y comunicarla claramente a todos los usuarios. También debe implantar un programa de formación periódica para usuarios y administradores.
Esto les ayudará a mantenerse al día de los cambios o actualizaciones del sistema y a aprender a gestionar los permisos dentro de SharePoint de forma eficaz.
¿Qué son los permisos de miembro y propietario en SharePoint?
En SharePoint, el permiso de propietario otorga un control total del sitio, incluida la gestión de permisos y niveles de acceso para otros usuarios. Por otro lado, el permiso de miembro permite a los usuarios contribuir con contenido, realizar ediciones y participar en debates, pero no les da la capacidad de gestionar permisos o configuraciones.
Es crucial considerar cuidadosamente quién tiene permiso de propietario y limitarlo a personas de confianza. Conceder demasiados permisos de propietario puede aumentar el riesgo de que se produzcan violaciones de datos o accesos no autorizados. Revisar y ajustar los niveles de permisos también puede ayudar a garantizar la seguridad de los datos y evitar accesos no autorizados.
Conclusión
Comprender los permisos es crucial para garantizar que los miembros de su equipo tengan el acceso adecuado a la información correcta en el momento oportuno.
Puede gestionar fácilmente el control de acceso y agilizar la colaboración dentro de su organización utilizando los diferentes niveles de permiso disponibles en SharePoint Online. Tanto si necesita conceder acceso a un documento o carpeta específicos, compartir un sitio o supervisar e informar sobre los permisos, SharePoint tiene un nivel de permiso adecuado para todos.
