¿Está cansado de perder el tiempo rebuscando en archivos desorganizados y luchando con problemas de control de versiones? El caos de los documentos dispersos puede obstaculizar la productividad y la colaboración en los acelerados lugares de trabajo actuales. Por suerte, la biblioteca de SharePoint está aquí para rescatarlo.
Pero, ¿qué es una biblioteca de documentos de SharePoint? ¿Cómo se puede crear?
En esta guía, responderemos rápidamente a estas preguntas y exploraremos cómo las bibliotecas de SharePoint pueden resolver todos sus problemas de almacenamiento de documentos.
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¿Qué es una biblioteca de SharePoint?
Una biblioteca de documentos de SharePoint es un tipo especial de biblioteca que almacena y organiza archivos y documentos. Permite almacenar, organizar, compartir y hacer un seguimiento de las versiones de los documentos. También ofrece funciones de colaboración como la coautoría de documentos y columnas de sitio para clasificar los contenidos.
Incluso puede configurar alertas automáticas para notificar a los usuarios cuando se realicen cambios en la biblioteca.
Los equipos utilizan las bibliotecas de documentos de SharePoint para diversos fines, como la colaboración en proyectos, el almacenamiento de documentos de equipo y el archivado a largo plazo. Son especialmente útiles para equipos u organizaciones que necesitan almacenar documentos de forma organizada.
Consideremos las cosas de esta manera
Mejorar la gestión de contenidos y la colaboración es una prioridad absoluta para muchas organizaciones, sin importar si son grandes o pequeñas. Pero el problema es que manejan muchísimos archivos, documentos y otros activos digitales.
Por ello, puede resultar difícil gestionarlo todo con eficacia.
Aquí es donde entran en juego las bibliotecas de SharePoint. Y gracias a la moderna biblioteca de documentos de SharePoint, el trabajo en equipo se ha convertido en una tarea fácil para muchas empresas.
Las opciones de personalización como metadatos, vistas y flujos de trabajo en las bibliotecas de SharePoint pueden agilizar considerablemente los procesos y hacer más eficiente el trabajo en equipo.
¿Cuáles son los tipos de bibliotecas de SharePoint?
Las bibliotecas de SharePoint se dividen en seis tipos básicos, cada uno con sus propias características y ventajas.
Bibliotecas de documentos
Las bibliotecas de documentos son el tipo más utilizado; ideales para organizar archivos de Word, Excel y PowerPoint. En este artículo nos centraremos en este tipo.
Bibliotecas de plantillas de formularios
Las bibliotecas de plantillas de formularios permiten a los usuarios crear y gestionar una colección de formularios que los usuarios pueden rellenar basándose en la misma plantilla dentro de SharePoint.
Bibliotecas de activos
Pueden gestionar archivos multimedia como imágenes, audio y vídeo.
Bibliotecas de páginas web
Las bibliotecas de páginas de sitio almacenan y gestionan las páginas de sitio de SharePoint.
Bibliotecas de estilo
Como el nombre lo sugiere, las bibliotecas de estilo son ideales para almacenar formatos de estilos para los sitios SharePoint.
Bibliotecas Wiki
Por último, las bibiotecas Wiki permiten a los usuarios crear y almacenar páginas Wiki que sirvan como fundamento de conocimientos.
Elegir el tipo de biblioteca adecuado para las necesidades de su organización puede mejorar la colaboración y agilizar los flujos de trabajo.
Cómo crear una biblioteca de documentos en SharePoint
De forma predeterminada, los sitios de equipo SharePoint incluyen una biblioteca de documentos. Sin embargo, puede crear blibliotecas adicionales para su sitio SharePoint si es necesario.
El proceso de crear una biblioteca de documentos en SharePoint es relativamente sencillo. Puede crearla desde un sitio de equipo de SharePoint siguiendo los siguientes pasos:
- Navegue hasta el sitio deseado dónde desea crear la biblioteca.
- En el menú, haga clic en «nuevo» y elija «biblioteca de documentos» desde el menú desplegable.
- Nombre su biblioteca y añada una descripción opcional.
- Configure los permisos para su biblioteca de documentos SharePoint y añada ajustes adicionales, tales como, metadatos o actualizaciones de notificaciones de correo electrónico.
Lectura recomendada: ¿Cómo crear un sitio de equipo SharePoint?
Cómo cargar archivos en una biblioteca SharePoint
Los usuarios pueden mejorar su eficiencia y simplificar el trabajo en equipo de forma eficaz al cargar y organizar archivos en una biblioteca de documentos SharePoint. Los tipos de archivo compatibles con las bibliotecas de SharePoint incluyen imágenes, videos, diapositivas de PowerPoint, hojas de Excel, etc. Tenga en cuenta que para poder crear y cargar archivos y carpetas en una biblioteca, el usuario debe contar con permisos de colaboración en la biblioteca.
Así que, aqui está cómo cargar un archivo a una biblioteca de documentos de SharePoint:
- Abra la biblioteca de sitios SharePoint donde desea cargar los archivos
- Haga clic en el botón Cargar en la pestaña de documentos y navegue hacia la carpeta o el archivo que desea cargar
- También puede arrastrar y soltar los archivos en la sección del documento. La biblioteca le mostrará un aviso de «arrastre aqui» cuando pase un archivo sobre ella.
Si ha sincronizado su cuenta de SharePoint u OneDrive a su dispositivo, puede cargar directamente los archivos usando el explorador de archivos. Sólo tiene que seguir estos pasos:
- Seleccione los archivos que desea cargar en el explorador de archivos.
- En la barra de herramientas seleccione cortar
- Seleccione la carpeta de OneDrive o SharePoint, dentro del explorador de archivos, en la que desea colocar el archivo.
- En la barra de tareas seleccione pegar.
Defina y cree vistas en su biblioteca
Al gestionar sus documentos en SharePoint, las vistas son esenciales para ayudarle a organizarse y acceder a la información rápida y eficazmente. Una vista es una página que muestra múltiples documentos dentro de su biblioteca de SharePoint.
Las vistas permiten personalizar cómo se presenta la información en su biblioteca de documentos, ya sea al filtrar, clasificar o agrupar archivos con base a un criterio específico.
Para establecer una vista predeterminada para su biblioteca de documentos, tendrá que navegar hasta la vista que quiera establecer como predeterminada y hacer clic en Establecer la vista actual como predeterminada.
Crear una vista personalizada le permite adaptar la forma de interactuar con su biblioteca a sus necesidades y preferencias. Esto puede ahorrar tiempo y agilizar los flujos de trabajo, facilitando la búsqueda de la información que necesita cuando la necesita.
Los usuarios pueden crear vistas personalizadas para las bibliotecas de SharePoint de varias maneras, por ejemplo, resaltando las columnas que desean mostrar, organizando columnas específicas, filtrando y agrupando elementos, etc.
Puede crear o cambiar la vista de una biblioteca de SharePoint siguiendo estos pasos:
- Seleccione una vista o tipo de vista haciendo clic en el menú opciones de vista en SharePoint Online.
- Elija un tipo de vista, por ejemplo, lista, lista compacta, o galería, luego guardela como una vista nueva.
- Para añadir columnas, pase el mouse entre cualquiera de las dos columnas, haga clic en el simbolo «+» y elija el tipo de columna que desea añadir desde la lista desplegable. A la vez, puede añadir una columna haciendo clic en «+ Añadir columna» en la esquina superior derecha.
- Puede ordenar su lista SharePoint seleccionando el encabezado para la columna que desea ordenar y seleccionando «Etiqueta de activos» para elegir un orden de clasificación.
Cómo configurar permisos en sus bibliotecas SharePoint
Garantizar la seguridad y el control de acceso adecuados es crucial para las bibliotecas de SharePoint. Puede limitar quién puede ver, editar, y eliminar archivos dentro de sus biblioteca de documentos al configurar los permisos.
Tenga en cuenta que de forma predeterminada, las bibliotecas SharePoint en un sitio de colección traerán configuraciones de permisos inherentes a la configuración del sitio
SharePoint ofrece diferentes niveles de permisos, tales como control total, sólo vista, contribuir, editar, leer y acceso limitado.
Los dueños de sitios o administradores pueden configurar permisos de las bibliotecas de SharePoint siguiendo los siguientes pasos:
- Seleccione la biblioteca en la que desea configurar los permisos
- En la cinta de la biblioteca haga clic en configuración de la lista o en configuración de la biblioteca de documentos.
- En la página de configuración, debajo de la gestión de permisos, seleccione permisos para esta biblioteca de documentos y edite todo los permisos necesarios.
Asignar permisos basados en roles de usuarios o grupos es esencial para evitar confusiones y mantener un control apropiado de los accesos.
Además, puede modificar o eliminar permisos en cualquier momento para adaptarlos a los cambios en la estructura o las políticas de su organización.
Establecer correctamente los permisos garantiza la seguridad de la información confidencial, al tiempo que permite a los usuarios acceder a los archivos necesarios.
Cómo organizar bibliotecas en un sitio SharePoint
La organización es crucial para maximizar los beneficios de las bibliotecas SharePoint. Si desarrolla una convención de nombres y una estructura de carpetas claras, podrá asegurarse de que sus bibliotecas sean fáciles de navegar y buscar.
Los metadatos pueden categorizar y etiquetar documentos dentro de sus bibliotecas, proporcionando un mayor contexto y facilitando la localización de archivos específicos.
Garantizar una seguridad y un control de acceso adecuados también es clave, y puede hacerlo estableciendo permisos y revisando periódicamente su organización para asegurarse de que sigue siendo eficaz y eficiente.
Con estos pasos en su lugar, usted puede aprovechar al máximo el poder de las bibliotecas de SharePoint para agilizar su flujo de trabajo y aumentar la productividad.
¿Cómo eliminar una biblioteca de documentos en SharePoint?
Para eliminar una biblioteca de documentos en SharePoint, siga estos pasos:
- Vaya hasta la barra de inicio rápido y seleccione la biblioteca que desea eliminar.
- Haga clic en Configuración y seleccione «Configuración de la biblioteca» en el menú desplegable.
- En Permisos y administración, haga clic en Eliminar esta biblioteca de documentos y confirme la eliminación cuando se le solicite.
La eliminación de una biblioteca de documentos es permanente, por lo que debe comprobarlo dos veces antes de confirmar la eliminación.
¿Cuál es la diferencia entre una biblioteca y una carpeta en SharePoint?
Una biblioteca es una colección organizada de archivos que ofrece funciones avanzadas como el control de versiones, la colaboración en documentos y la personalización de metadatos.
Por otro lado, una carpeta es un contenedor de archivos relacionados sin ninguna funcionalidad adicional.
Una carpeta es como cualquier carpeta que crea en su ordenador para agrupar cosas que son similares, como vídeos similares, fotos, etc. Pues bien, las carpetas de una biblioteca de documentos hacen lo mismo.
Cuando se trabaja con SharePoint Online, es esencial entender la diferencia entre una biblioteca y una carpeta. Aunque ambos sirven como contenedores de documentos, existen algunas distinciones entre ellos.
Conclusión
Las bibliotecas de documentos de SharePoint son herramientas esenciales para organizar y gestionar archivos en una organización. Las bibliotecas ofrecen un lugar seguro y centralizado para almacenar, compartir y colaborar en documentos esenciales.
Su objetivo es mejorar la gestión de documentos de SharePoint y la colaboración entre los miembros del equipo.
Si conoce los distintos tipos de bibliotecas de SharePoint y sabe cómo crearlas y organizarlas, podrá sacar el máximo partido a esta valiosa herramienta.
Algunas preguntas frecuentes sobre las bibliotecas de SharePoint
¿Para qué sirve una biblioteca de SharePoint?
Una biblioteca de SharePoint se utiliza para almacenar y gestionar archivos y documentos. Facilita la colaboración entre los miembros del equipo al proporcionar acceso a los archivos desde múltiples ubicaciones. La personalización de los metadatos en las bibliotecas de SharePoint ayuda a organizar y buscar mejor documentos específicos.
Además, las bibliotecas de documentos permiten almacenar varias versiones de documentos, lo que facilita el seguimiento de los cambios a lo largo del tiempo. En definitiva, las bibliotecas de SharePoint son valiosas para la gestión eficaz de documentos y la colaboración dentro de las organizaciones.
¿Crea SharePoint una biblioteca predeterminada?
Sí, cuando se crea un nuevo sitio SharePoint, se crea automáticamente una biblioteca por defecto. Esta biblioteca sirve de repositorio para los archivos cargados en el sitio. Puede personalizar sus ajustes y permisos para adaptarlos mejor a sus necesidades. También es posible borrar o renombrar la biblioteca por defecto si es necesario.
¿Cuál es la diferencia entre una lista de SharePoint y una biblioteca?
La principal diferencia entre una lista de SharePoint y una biblioteca es su finalidad. Una lista se utiliza para almacenar y gestionar datos en un formato estructurado, similar a una hoja de cálculo, mientras que una biblioteca se utiliza para almacenar y gestionar documentos o archivos.
En una lista, los datos se organizan en filas y columnas, mientras que en una biblioteca, los archivos se organizan en carpetas y subcarpetas.
Sin embargo, tanto las listas como las bibliotecas pueden personalizarse con metadatos, flujos de trabajo y vistas para mejorar la organización y la colaboración dentro de SharePoint.
Lecturas recomendadas: ¿Cómo crear una lista de SharePoint?
¿Cuántas bibliotecas de SharePoint se pueden crear?
Puede crear múltiples bibliotecas de documentos. Normalmente, puede crear hasta 2000 listas y bibliotecas combinadas en cada colección de sitios.
