Cómo configurar SharePoint para su organización
Gracias a su interfaz intuitiva, la configuración de SharePoint es muy fácil para cualquier persona, independientemente de sus conocimientos informáticos. Los usuarios pueden seguir los siguientes pasos para configurar Microsoft para su organización:
Cree un sitio
- Seleccione +crear un sitio en la página de inicio de SharePoint
- En el asistente, seleccione si desea crear un sitio de equipo o un sitio de comunicación
- Introduzca el nombre (y una descripción, si lo desea) para el sitio
- Puede seleccionar Editar y, a continuación, modificar la dirección de correo electrónico del grupo o la dirección del sitio si lo desea.
Nota: Los únicos símbolos permitidos en la dirección del sitio son guiones bajos, guiones, comillas simples y puntos, y no pueden empezar ni terminar con un punto.
- Elija un nivel de sensibilidad para la información de su sitio
- Seleccione si el grupo va a ser público o privado (En caso de crear un sitio de equipo)
- Seleccione un lenguaje predeterminado para su sitio y haga clic enSiguiente
- En el siguiente panel, introduzca los propietarios y miembros
- Seleccione Finalizar
Un sitio moderno de SharePoint se ha creado y está listo para su uso en tan solo unos segundos. Si seleccionó un sitio de equipo, un grupo de Microsoft 365 también se creara.
Añadir una lista o una biblioteca de documentos
- Abra el sitio que desea añadir a la lista o biblioteca
- Seleccione Nuevo
- Seleccione Lista o Biblioteca de documento
- En el panel Creado
- Escriba el nombre de la lista o biblioteca (Y una descripcion, si asi lo desea)
- Seleccione Crear
Use filtros para modificar lo que ve
- Vaya a la lista o biblioteca que desee filtrar
- Seleccioneabrir los filtros del panel
- Seleccione cómo desea filtrar su lista o biblioteca de las opciones disponibles
A continuación se indican algunas de las mejores prácticas de Microsoft para configurar los sitios de inicio de SharePoint:
- El sitio debería serinclusivo y facilmente accesible en todos los dispositivos
- Las consideraciones incluyenlenguajes adicionalespara mayor diversidad
- La página de inicio será vista por un gran volumen de usuarios. Asegúrese de gestionar el rendimiento del sitioa través de planificación y construcción de fases
- Los enlaces en la navegación del sitio de inicio pueden dirigir a los usuarios a contenidos adicionales, además de la navegación global, que pueden utilizarse para conducir a los usuarios a recursos y portales de uso universal.
- Asegúrese de que el sitio de inicio se pueda descubrir añadiendo un punto de entrada al lanzador de aplicaciones de Microsoft 365 y un enlace destacado en la página de inicio de SharePoint.
- Las noticias publicadas desde la página de inicio deberían ser relevantes para toda la organización
Configuración de la función de compartir contactos y calendarios en SharePoint
La configuración de SharePoint puede hacerse con conocimientos minimos de tecnología, ya que está diseñado para ser amigable e intuitivo. Todo lo que necesita para acceder a Microsoft SharePoint es un navegador compatible, como Microsoft Edge, Google Chrome o Mozilla Firefox.
Para configurar una lista de contactos compartida en SharePoint, el usuario deberá añadir una nueva carpeta de contactos en su cliente Outlook. Después de cargar SharePoint, tendrá que ir a la lista de contactos, desplegar la pestaña «Lista» de la cinta y elegir «Conectar con Outlook». Los usuarios tendrán que permitir que el sitio web abra un programa en su ordenador y confirmar «Sí» cuando Outlook pregunte: ¿Conectar esta lista de contactos de SharePoint a Outlook? La lista de contactos aparecerá en «Otros contactos» en la ventana «Personas» del cliente Outlook.
Para configurar un calendario compartido, el usuario deberá elegir el calendario que desea editar en el panel de inicio rápido de SharePoint. A continuación, el usuario deberá seleccionar «Calendario» para ver la barra oculta. Después de abrir la barra, el usuario encontrará la opción de enviar por correo electrónico a otras personas, un enlace para compartir el calendario.
Sincronizando contactos y calendarios con CiraHub
Para sincronizar contactos o calendarios de SharePoint utilizando CiraHub, los usuarios tendrán que iniciar un proceso de configuración de los conectores (spoke) y centros (hub). Añadiendo Spokes de contactos de múltiples fuentes, a un Hub utilizando las credenciales respectivas. Los conectores pueden ser diferentes fuentes de SharePoint o una fuente de contacto de SharePoint y carpetas públicas, buzones de usuario y fuentes de CRM(Salesforce, Pipedrive, ActiveCampaign, HubSpot, o Procore).
A continuación, el usuario tendrá que habilitar una sincronización bidireccional en la configuración de CiraHub y hacer clic en «Sincronizar ahora» para habilitar la sincronización bidireccional. CiraHub actualizará periódicamente los contactos en múltiples fuentes, asegurando que los datos permanezcan consistentes en todas las fuentes sin duplicados. Los usuarios pueden añadir tantos conectores como sean necesarios para incluir más fuentes de contacto o separarlos para eliminar todos los datos relacionados con el conector separado. Dado que las actualizaciones de los contactos son automáticas, CiraHub elimina la necesidad de añadir contactos manualmente.
