{"id":50968,"date":"2023-08-24T11:09:57","date_gmt":"2023-08-24T19:09:57","guid":{"rendered":"https:\/\/cirahub.com\/sin-categorizar\/8-mejores-practicas-para-gestion-de-documentos-en-sharepoint\/"},"modified":"2023-08-28T06:41:26","modified_gmt":"2023-08-28T14:41:26","slug":"8-mejores-practicas-para-gestion-de-documentos-en-sharepoint","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/cirahub.com\/es\/blog-es\/8-mejores-practicas-para-gestion-de-documentos-en-sharepoint\/","title":{"rendered":"8 mejores practicas para gesti\u00f3n de documentos en SharePoint"},"content":{"rendered":"

SharePoint, la popular plataforma de colaboraci\u00f3n de Microsoft, est\u00e1 dise\u00f1ada para ayudar a las empresas a gestionar y compartir documentos de forma segura entre equipos y departamentos. Sin embargo, si no se siguen las mejores pr\u00e1cticas para la gesti\u00f3n de documentos de SharePoint, el software puede parecer desordenado y confuso. En este art\u00edculo se describen las 8 mejores pr\u00e1cticas de gesti\u00f3n de documentos para maximizar la eficiencia y la eficacia en la gesti\u00f3n de documentos en SharePoint.<\/p>\n

<\/span>En primer lugar, \u00bfqu\u00e9 es una biblioteca de SharePoint y c\u00f3mo funciona?<\/span><\/h2>\n

Una biblioteca de SharePoint<\/a><\/strong> es una ubicaci\u00f3n en un sitio de SharePoint<\/a><\/strong> donde puede crear, recopilar, actualizar y gestionar archivos con los miembros del equipo. Cada biblioteca muestra una lista de archivos e informaci\u00f3n cr\u00edtica sobre los mismos, como el propietario del archivo, la fecha de la \u00faltima modificaci\u00f3n y otros metadatos que elijas rastrear.<\/p>\n

Cada sitio tiene una biblioteca por defecto, la biblioteca \u00abDocumentos\u00bb. Adem\u00e1s, puede crear bibliotecas adicionales, por ejemplo, bibliotecas separadas para documentos legales, materiales de marketing o proyectos con archivos espec\u00edficos.<\/p>\n

Pero las bibliotecas no estan limitadas solo a documentos.<\/p>\n

Tambi\u00e9n puede utilizarlos para almacenar otros tipos de archivos como im\u00e1genes, informes y p\u00e1ginas<\/a><\/strong>. Lo que distingue a las bibliotecas son sus funciones de colaboraci\u00f3n y versionado de archivos, lo que significa que los usuarios pueden trabajar simult\u00e1neamente en los documentos y hacer un seguimiento de los cambios realizados a lo largo del tiempo.<\/p>\n

\"Mejores<\/h2>\n

<\/span>Mejores pr\u00e1cticas para la gesti\u00f3n de documentos de SharePoint<\/span><\/h2>\n

Ahora que ya sabe qu\u00e9 es una biblioteca de documentos y para qu\u00e9 sirve, veamos cu\u00e1les son las mejores pr\u00e1cticas<\/a><\/strong>. El uso de estas pr\u00e1cticas de biblioteca de documentos le ayudar\u00e1 a optimizar SharePoint para su organizaci\u00f3n.<\/p>\n

<\/span>Pr\u00e1ctica 1: Rastreo y an\u00e1lisis de documentos existentes<\/span><\/h3>\n

Antes de migrar documentos a SharePoint, es fundamental analizar los archivos existentes. Puede identificar archivos duplicados, documentos obsoletos y datos irrelevantes mediante la funci\u00f3n de rastreo de SharePoint.<\/p>\n

Esta pr\u00e1ctica le ayudar\u00e1 a ordenar su entorno SharePoint<\/a><\/strong> y a mejorar la eficacia de las b\u00fasquedas.<\/p>\n

Rastree y analice todos los archivos para comprender el tipo de contenido que tiene y su relevancia para la empresa. A continuaci\u00f3n, podr\u00e1 decidir qu\u00e9 contenido debe permanecer en SharePoint y c\u00f3mo clasificarlo para facilitar el acceso.<\/p>\n

Pasos para rastrear y analizar documentos existentes<\/h4>\n
    \n
  1. Inventario:<\/b> Elabore una lista de todos los documentos, incluida su ubicaci\u00f3n y los metadatos asociados. Herramientas como SharePoint Migration Tool de Microsoft pueden ayudar a automatizar este proceso.<\/li>\n
  2. Categorizar:<\/b> Agrupar documentos en categor\u00edas. Puede basarlos en el tipo de documento, departamento u otros criterios que tengan sentido para su organizaci\u00f3n.<\/li>\n
  3. Analizar:<\/b> Evaluar la pertinencia y actualidad de los documentos. Archive o elimine documentos obsoletos o irrelevantes.<\/li>\n
  4. Identifique los metadatos:<\/b> Para el resto de documentos relevantes, identifique los metadatos cr\u00edticos. Puede tratarse del autor, la fecha de creaci\u00f3n, el departamento o cualquier otra informaci\u00f3n que le ayude a organizar y localizar el documento en el futuro.<\/li>\n<\/ol>\n

    <\/span>Pr\u00e1ctica 2: Crear y utilizar tipos de contenido eficaces.<\/span><\/h3>\n

    En SharePoint, los \u00abtipos de contenido\u00bb son colecciones reutilizables de metadatos (columnas), flujo de trabajo, comportamiento y otras configuraciones para una categor\u00eda de elementos o documentos en una lista<\/a><\/strong> o biblioteca de documentos de SharePoint.<\/p>\n

    Los tipos de contenido permiten a las organizaciones gestionar y organizar contenidos en varios sitios y listas de SharePoint.<\/p>\n

    Mediante el uso eficaz de los tipos de contenido, puede garantizar que los documentos de todas las bibliotecas sigan la misma plantilla y los mismos metadatos. Esto mejora la organizaci\u00f3n de los documentos y la capacidad de b\u00fasqueda, agilizando el uso de SharePoint.<\/p>\n

    <\/span>Pr\u00e1ctica 3: Utilizar los permisos adecuados<\/span><\/h3>\n

    Una de las principales ventajas de SharePoint<\/a><\/strong> es su capacidad para mantener seguros los documentos confidenciales. Puede controlar qui\u00e9n puede acceder a los documentos mediante la configuraci\u00f3n de permisos. SharePoint permite la configuraci\u00f3n de permisos<\/a><\/strong> a nivel de biblioteca, carpeta y documento.<\/p>\n

    La mejor pr\u00e1ctica consiste en conceder acceso al nivel m\u00e1s alto posible para reducir la complejidad. Empiece por clasificar a los usuarios en grupos en funci\u00f3n de su funci\u00f3n o departamento y, a continuaci\u00f3n, asigne permisos a estos grupos en lugar de a usuarios individuales.<\/p>\n

    Esto ayuda a simplificar la gesti\u00f3n de permisos y a mantener la seguridad de tus documentos.<\/p>\n

    Consejo para configurar permisos en SharePoint<\/h4>\n
      \n
    1. Crear grupos de SharePoint:<\/b> Los grupos de SharePoint permiten gestionar conjuntos de usuarios en lugar de usuarios individuales. Cree grupos de SharePoint que se correspondan con los roles de su organizaci\u00f3n.<\/li>\n
    2. Asignar permisos a grupos:<\/b> Asigne permisos a grupos, no a usuarios individuales. Este enfoque simplifica la gesti\u00f3n de los permisos y garantiza que se apliquen de forma coherente.<\/li>\n
    3. Utilice el Principio del M\u00ednimo Privilegio:<\/b> Asigne a los usuarios los niveles de permiso m\u00e1s bajos para realizar su trabajo. Si un usuario necesita permisos m\u00e1s altos temporalmente, conc\u00e9daselos, pero recuerde revertirlos.<\/li>\n<\/ol>\n

      <\/span>Pr\u00e1ctica 4: Asigne un nombre adecuado a sus documentos<\/span><\/h3>\n

      En un entorno SharePoint de gran tama\u00f1o, la asignaci\u00f3n de nombres a los documentos puede facilitar considerablemente la b\u00fasqueda de archivos. Una convenci\u00f3n de nomenclatura eficaz puede ahorrar a los usuarios mucho tiempo en la b\u00fasqueda de documentos concretos.<\/p>\n

      Los nombres de los documentos deben ser descriptivos e incluir informaci\u00f3n pertinente como el tema del documento, la fecha, el autor o el n\u00famero de versi\u00f3n.<\/p>\n

      Evite utilizar caracteres especiales en su convenci\u00f3n de nomenclatura, ya que podr\u00edan interferir con la generaci\u00f3n de URL de SharePoint. Adem\u00e1s, recuerde que SharePoint tiene un l\u00edmite de 400 caracteres para las URL, as\u00ed que mantenga los nombres de sus documentos concisos.<\/p>\n

      Tip para nombrar documentos SharePoint<\/h4>\n
        \n
      1. Sea descriptivo:<\/b> Incluya informaci\u00f3n esencial como el asunto, la fecha y la versi\u00f3n en el nombre del documento.<\/li>\n
      2. Evite los caracteres especiales:<\/b> Los caracteres especiales pueden causar problemas con los hiperv\u00ednculos y ciertas operaciones en SharePoint.<\/li>\n
      3. Utilice un formato coherente:<\/b> Decida un formato de nomenclatura y at\u00e9ngase a \u00e9l para garantizar la coherencia en toda la organizaci\u00f3n.<\/li>\n<\/ol>\n

        \"Gesti\u00f3n<\/p>\n

        <\/span>Pr\u00e1ctica 5: Utilizar un centro de documentos para gestionarlos eficazmente<\/span><\/h3>\n

        Un Centro de Documentos es un sitio en SharePoint donde puede crear, gestionar y almacenar un gran n\u00famero de documentos. Es \u00fatil para organizaciones que necesitan archivar o almacenar documentos en un lugar central, como documentos legales, manuales o documentos hist\u00f3ricos.<\/p>\n

        El Centro de Documentos ofrece navegaci\u00f3n basada en metadatos, versionado de documentos y tipos de contenido personalizados. Mediante un Centro de Documentos, puede crear un repositorio centralizado de documentos, facilitando a los usuarios la b\u00fasqueda y colaboraci\u00f3n en los documentos.<\/p>\n

        <\/span>Pr\u00e1ctica 6: Utilizar la potencia de campos, sitios, bibliotecas y listas<\/span><\/h3>\n

        Los campos, sitios, bibliotecas y listas de SharePoint son los componentes b\u00e1sicos que le ayudan a organizar y gestionar su contenido. Utilizarlos con eficacia es vital para una gesti\u00f3n eficaz de los documentos de SharePoint:<\/p>\n